Quatre étapes pour éliminer la complexité au travail

Complexité Bureaucratie

Souvent évoquée comme source majeure de démotivation : la complexité. Malgré toutes les améliorations des technologies de l’information et de la communication, nous voyons souvent des employés mécontents, manquant de motivation et d’incitations à travailler efficacement.

Confrontées à un environnement de travail complexe et déroutant, les équipes ont tendance à se replier en silos. Ils ont juste
se concentrer sur la réalisation de leur travail spécifique. La complexité tue la collaboration . Ceci est particulièrement préjudiciable étant donné les marchés en évolution rapide d’aujourd’hui où l’innovation est essentielle.

Complexité Bureaucratie

Tout d’abord, nous allons examiner ce qui était considéré comme une excellente solution, et encore très courant de nos jours :
le système de la bureaucratie. Dans un second temps, nous passerons en revue les approches hard et soft en management.
Enfin, nous passerons en revue la solution Simplicité intelligente proposée par Yves Morieux et Peter Tollman, associés du Boston Consulting Group, dans leur livre « Six règles simples : comment gérer la complexité sans se compliquer ».

L’ascension et la chute de la bureaucratie

Avant de

Selon le sociologue Max Weber (1864-1920), la bureaucratie peut organiser une activité humaine dans tous les domaines de la manière la plus efficace et la plus rationnelle. Il a soutenu l’idée que la systématisation des processus et des hiérarchies formées sont nécessaires pour gérer l’ordre social. Il crée de l’efficacité, neutralise le favoritisme et la complexité. Weber définit quatre caractéristiques de la bureaucratie moderne :

  • hiérarchie, autorité hiérarchique délimitée et vérifiée et division du travail
  • continuité , continuité administrative consolidée dans les structures où les administrateurs ont un salaire et une évolution de carrière constants
  • l’ impersonnalité , en évitant le facteur personnel. Agir selon les règles établies.
  • savoir -faire. Le choix du poste doit tenir compte du mérite existant et d’une éducation adéquate.
Manager dans une organisation classique ?

À présent

Malgré plus d’un siècle, de nombreuses nouvelles tendances managériales et mots à la mode, le dernier
étant Agile, ce modèle semble encore très utilisé dans le monde de l’entreprise. Il semble qu’il n’y ait aucun moyen de
développer n’importe quelle organisation sans mettre en place de bureaucratie parce que certaines personnes en ont besoin
clarté du rôle, une chaîne de commandement, des procédures, des départements et une portée de tâche stable.

Mais le moment vient inévitablement où toute hiérarchie bureaucratique devient beaucoup plus concentrée pour maintenir ses structures internes, ses systèmes et son pouvoir. Le strict respect des procédures prescrites compte plus que les résultats obtenus. Enfin, ils oublient le véritable objectif de la bureaucratie. Le processus est là pour aider les collègues et non l’inverse.

Complexité maintenant- « On ne peut pas gagner une course par comité » Film Ford vs Ferrari

Traditionnellement, la lutte contre la bureaucratie vient du sommet, en ajustant les politiques et en espérant des améliorations significatives. Mais les changements atteignent rarement des niveaux opérationnels. Dans leur livre, Yves Morieux et Peter Tollman décrivent un moyen d’améliorer la productivité des entreprises dans l’environnement commercial complexe et en évolution rapide d’aujourd’hui.

Gestion dure vs gestion douce

Les spécialistes du Boston Consulting Group (BCG) ont compilé les données de plus d’une centaine de sociétés cotées européennes et américaines pour élaborer l’indice de complexité. Il s’est avéré qu’il y a eu une forte augmentation des structures et des procédures bureaucratiques au cours des 20 dernières années. L’indice de complexité. augmenté de 50% à 350%.

Les entreprises ont créé de nouvelles structures d’interface bureaucratique, des verticales et des unités de coordination pour approuver les décisions. Cette complexité a des coûts élevés. Les managers de 20% des entreprises les plus complexes passent 40% de leur temps de travail à rédiger des rapports. Toutes sortes de réunions de coordination prennent de 30% à 60% de leurs heures de travail. En conséquence, les managers ne parviennent pas à interagir correctement avec leurs équipes et les autres départements.

Vous dirigez les gens, vous gérez les choses

La distinction du Corps des Marines entre leadership et gestion

Cette situation conduit à des décisions erronées et à des efforts inutiles. Les employés de ces entreprises sont 3 fois plus insatisfaits que les autres. Il y a aussi une baisse de leur productivité du travail. Aujourd’hui, nous voyons deux approches traditionnelles et dépassées pour résoudre ce problème important.

Approche de gestion dure (organisation du travail scientifique)

  • La structure, le processus, le système créé, le KPI … affectent directement la productivité du travail
  • Complexité, de nouveaux problèmes sont résolus par de nouveaux processus, une révision de l’organisation. Par exemple, par qualité – un service qualité est créé, puis un service conformité, etc.

Approche de gestion douce

  • Sentiments, relations interpersonnelles… De bonnes performances sont dues à de bonnes relations.
  • Le soft management n’est en aucun cas l’opposé du hard management. Elle est également basée sur le contrôle.

Quels sont les remèdes possibles ? Vous avez peut-être entendu parler du Lean, de la TOC (Théorie de la contrainte) ou de l’Agile mais connaissiez-vous la Smart Simplicity ?

Solution contre la complexité – Smart Simplicity

N’importe quel imbécile intelligent peut rendre les choses plus grandes, plus complexes et plus violentes. Il faut une touche de génie et beaucoup de courage pour aller dans la direction opposée.

Ernst Schumacher

Actions à entreprendre par la direction pour éliminer la complexité

  • Étape 1 : Recherchez les faiblesses dans l’interdépendance et les activités à faire pour créer une collaboration. Demandez aux autres quoi faire d’autre si les relations étaient parfaites.
  • Étape 2 : Éliminer tout ce qui limite la coopération. Par exemple, trop de ressources, autorité et pouvoirs excessifs pour rejeter l’offre de coopération, etc.
  • Étape 3 : utilisez des règles de simplicité pour mettre en œuvre les changements. Voir ci-dessous
  • Étape 4 : Augmentez les attentes.

Pratiquement tous les cadres des organisations modernes s’occupent davantage de la paperasserie, des rapports que de la gestion des personnes.

Six règles pour éliminer la complexité

1. Comprendre en profondeur ce que font vos collaborateurs

Analysez le contenu du travail de chacun. Identifier les obstacles qui empêchent les gens de travailler successivement. Allez au-delà de la description de poste formelle. La plupart des méthodes de gestion traditionnelles au lieu d’aider, ajoutent des fonctions et des responsabilités inutiles pour l’employé.

Les gens agissent rationnellement, soucieux de leurs intérêts, même au détriment des intérêts collectifs. L’essence de la simplicité intelligente est de comprendre cela, puis de transformer les conditions au sein de l’organisation afin que leurs intérêts s’alignent sur les intérêts de l’entreprise.

2. Renforcement de l’intégrateur

Intégrateurs . Cette catégorie de personnes n’a généralement pas de postes officiels et sert de lien entre différents groupes. Les intégrateurs peuvent être perçus positivement et négativement car ils obligent les gens à faire des choix difficiles. Comment identifier un intégrateur dans l’équipe ? Ils sont un concentré de sentiments forts avec des signes positifs et négatifs. Donnez à vos intégrateurs le pouvoir, les incitations et la crédibilité nécessaires pour constituer des équipes hautement performantes.

  • Réduisez le nombre de niveaux hiérarchiques . Supprimez toutes les mini-divisions où les responsables sont éloignés du processus de production.
  • Supprimer les postes de direction qui n’affectent en rien le contexte de travail et ne peuvent pas faciliter la collaboration.
  • Minimiser les règles. Leur excès empêche les managers de mettre en œuvre leurs idées.
  • Fiez-vous au jugement plutôt qu’aux métriques. Il est extrêmement difficile de mesurer correctement la contribution de chacun à une cause commune. Lorsque vous accordez aux intégrateurs le droit d’exercer sa fonction, fiez-vous à leur jugement et non à des mesures générées artificiellement.
  • Faites confiance au bon sens plus qu’à n’importe quel indicateur. Vous ne pouvez pas mesurer la collaboration avec des KPI. Vous avez besoin d’une approche intégrée pour mesurer les performances.

3. Augmentation du pouvoir et de la responsabilité

Cela signifie plus de pouvoir et non de redistribution. La véritable clé pour augmenter la productivité réside dans les solutions de collaboration associées à l’autonomie. Le problème de l’application de l’approche classique est que de nouveaux niveaux, différents processus et systèmes sont ajoutés. Au lieu de cela, pour résoudre les problèmes, il prive les gens d’autonomie et les organisations sont privées de flexibilité.

4. Accroître la réciprocité

Interdire à tout le monde l’accès aux ressources. Le manque de ressources incite les gens à s’appuyer sur leurs collègues et, par conséquent, à coopérer.

Coopération : Pensez à un ménage avec plusieurs habitants. Si ces personnes possèdent plusieurs téléviseurs, elles n’ont pas à coopérer pour décider quoi regarder. Mais si pour supprimer tous les téléviseurs sauf un, ils coopéreront. Veulent-ils regarder le baseball ou Shakespeare ? »

Yves Morieux

5. Réduire l’incertitude dans le futur

Créez des boucles de rétroaction pour exposer les collègues aux conséquences de leurs actions. Les gens travaillent mieux lorsqu’ils comprennent – et doivent faire face – aux conséquences de leurs actions.

6. Récompensez ceux qui acceptent de coopérer

L’idée n’est pas de trouver des employés coupables mais de parvenir à la transparence. Si les gens craignent d’éventuels échecs, ils cacheront le problème au responsable et à ses collègues. Récompensez ceux qui révèlent des défauts et punissez ceux qui refusent de les éliminer. N’évaluez pas le comportement des employés. Vous feriez mieux d’estimer les résultats de leur travail. L’évaluation du degré de coopération doit être discutée et non mesurée. Tout le monde reste dans la salle de réunion jusqu’à ce que le personnel trouve des solutions généralement acceptables !

Le blâme n’est pas pour l’échec, c’est pour ne pas avoir aidé ou demandé de l’aide

Jørgen Vig Knudstop – PDG de Lego

Conclusion

Smart Simplicity permet aux entreprises de gérer la complexité non pas en prescrivant des comportements spécifiques, mais en créant les conditions dans lesquelles les comportements optimaux se produisent, même si ce qui est optimal ne peut pas être défini à l’avance. Cette approche conduit à une plus grande diversité organisationnelle. Parce que la coopération volontaire apporte des solutions créatives et personnalisées aux problèmes. Pourtant, malgré cette diversité, les entreprises qui suivent des règles intelligentes sont très efficaces en termes de ressources qu’elles utilisent, car les problèmes sont entièrement résolus grâce à la coopération, aux compétences et à la créativité des employés. Tous les coûts générés par la diversité sont plus que compensés par la possibilité d’abandonner tous les programmes de coordination et de collaboration privilégiés par de nombreux experts organisationnels. L’engagement et la motivation des employés augmentent avec la performance, car les entreprises éliminent la complexité qui cause à la fois frustration et inefficacité. David Gouset