David Gousset
Одной из часто упоминаемых причин отсутствия мотивации среди сотрудников является сложность рабочих процессов. Несмотря на все улучшения в области информационных технологий и телекоммуникаций, мы часто видим, что сотрудники недовольны условиями, у них отсутствует мотивация, нет стимулов для эффективной работы.
Сложность убивает сотрудничество. В сложной, запутанной рабочей среде команды склонны уходить в изолированные помещения. Они просто сосредотачиваются на том, чтобы выполнить свою конкретную работу. Сложность особенно вредна в условиях современных быстро меняющихся рынков, где инновации имеют огромное значение.
Сначала мы рассмотрим то, что считалось отличным решением и остается очень распространенным в наши дни:
система бюрократии. Во-вторых, мы рассмотрим жесткие и мягкие подходы в менеджменте.
Наконец, мы рассмотрим решение Smart Simplicity, предложенное партнерами Boston Consulting Group Ивом Морье и Питером Толлманом в их книге “
Шесть простых правил: Как управлять сложностью, не становясь сложным
“.
Взлет и падение бюрократии
Что было «до»
По мнению социолога Макса Вебера (1864-1920), бюрократия может наиболее эффективно и рационально организовать человеческую деятельность во всех сферах. Он поддерживал идею о том, что систематизация процессов и сформированные иерархии необходимы для управления. Такая система может обеспечить эффективность, устраняет такое явление, как фаворитизм и упрощает работу. Вебер определяет четыре характеристики современной бюрократии:
- Иерархия разграничивала и проверяла иерархическую власть и разделение труда
- преемственность, консолидированная административная преемственность в структурах, где администраторы имеют постоянную зарплату и карьерный рост
- безличность, избегая личностного фактора. Действовать в соответствии с установленными правилами.
- Экспертиза. При выборе на должность следует учитывать имеющиеся заслуги и соответствующее образование.
Сложность в настоящее время
Несмотря на более чем столетнюю историю, многочисленные новые управленческие тренды и “жужжащие” слова, последний
будучи Agile, эта модель, похоже, все еще широко используется в корпоративном мире. Кажется, нет никакого способа
масштабировать любую организацию без создания бюрократии, потому что некоторым людям нужно
четкое определение роли, субординация, процедуры, отделы и стабильный объем задач.
Но неизбежно наступает момент, когда любая бюрократическая иерархия начинает больше всего фокусироваться на поддержании собственных внутренних структур, системы и власти. Строгое соблюдение предписанных процедур важнее, чем достигнутые результаты. Наконец, руководители забывают настоящую цель бюрократии. Этот процесс был необходим, чтобы помочь сотрудников, а не наоборот.
Традиционно борьба с бюрократией идет сверху, путем корректировки политики компании и введения новых порядков. Но изменения редко достигают оперативного уровня. В своей книге Ив Мориё и Питер Толлман описывают иной способ повышения производительности компаний в сегодняшней сложной и быстро меняющейся деловой среде.
«Жесткое» управление против «мягкого»
Для определения индекса сложности рабочих процессов специалисты Boston Consulting Group (BCG) собрали данные более ста европейских и американских листинговых компаний. Оказалось, что за последние 20 лет произошло резкое увеличение бюрократических структур и процедур. А индекс сложности рабочих процессов увеличился с 50% до 350%.
Фирмы создавали новые бюрократические интерфейсные структуры, вертикали и координационные подразделения для утверждения решений. Что в свою очередь требует больших затрат. Руководители 20% компаний со самыми сложными структурами тратят 40% рабочего времени на написание отчетов. Все виды координационных встреч занимают от 30% до 60% рабочего времени. В результате менеджеры не могут должным образом взаимодействовать со своими командами и другими отделами.
Вы руководите людьми, вы управляете делами
В морской пехоте так обозначают различие между лидерством и менеджментом
Эта ситуация приводит к ошибочным решениям и потраченным впустую усилиям. Работники таких предприятий бывают недовольны своей работой в 3 раза чаще. Также наблюдается падение производительности их труда. Сегодня мы видим два традиционных и устаревших подхода к решению этой важной проблемы.
«Жесткий» подход в управлении (научная организация труда)
- Структура, процессы, созданная система, КПИ… Эти факторы напрямую влияют на продуктивность
- Сложность, новые проблемы требуют создания новых подходов и анализа организации. К примеру, для оценки качества создается специальный отдел, потом отдел приема жалоб и т.д.
«Мягкий» подход к управлению
- Чувства, межличностные отношения … Хорошая производительность обусловлена хорошими отношениями.
- Мягкое управление никоим образом не противоположно жесткому. Оно тоже основано на контроле.
Каковы возможные средства защиты? Возможно, вы слышали о Lean, TOC (теория ограничений) или Agile, но знаете ли вы об “Умной простоте“?
Решение проблем усложнения – «разумная простота»
Любой умный дурак может сделать вещи больше, сложнее и более жестокими. Чтобы двигаться в противоположном направлении, нужна гениальность и большая смелость”.
ЭРНСТ ШУМАХЕР
Четыре шага, которые необходимо предпринять руководству для устранения сложности
- Шаг 1: Ищите слабые места во взаимозависимости и какие действия необходимо предпринять для создания сотрудничества. Спросите у других, что еще можно было бы сделать, если бы отношения были идеальными.
- Шаг 2: Исключите все, что ограничивает сотрудничество. Например, слишком много ресурсов, чрезмерная власть и полномочия для отклонения предложения о сотрудничестве и т.д.
- Шаг 3: используйте Правила простоты для внедрения изменений. См. далее
- Шаг 4: Повысьте ожидания.
Практически все руководители в современных организациях больше занимаются оформлением документов, отчетами, чем управлением людьми.
Шесть правил, чтобы убрать эти сложности
1. Вам нужно выработать четкое понимание, чем занимаются ваши сотрудники
Проанализируйте задачи каждого сотрудника. Выявите препятствия, мешающие людям работать успешно. Выйдите за рамки формального описания должности. Большинство традиционных методов управления предусматривают вместо помощи, добавление сотруднику ненужных дополнительных функций и обязанностей.
Люди действуют рационально, заботясь о своих интересах, даже в ущерб коллективным интересам. Суть подхода «разумной простоты» состоит в том, чтобы увидеть эту проблему, а затем преобразовать условия внутри организации так, чтобы интересы сотрудников совпадали с интересами компании.
2. Усиление роли интегратора
Интеграторы. Эта категория людей обычно не занимает официальных должностей и выступает в качестве связующего звена для различных групп. К интеграторам можно относиться как положительно, так и отрицательно, поскольку они заставляют людей делать сложный выбор. Как определить интегратора в команде? Они представляют собой концентрацию твердых чувств с положительными и отрицательными признаками. Дайте своим интеграторам власть, стимулы и авторитет для создания высокоэффективных команд.
- Сократите количество иерархических уровней. Устраните все мини-подразделения, в которых менеджеры находятся далеко от производственного процесса.
- Уберите управленческие должности, которые не влияют на рабочий контекст и не могут способствовать сотрудничеству людей.
- Минимизируйте правила. Их избыток мешает менеджерам реализовать их идеи.
- Полагайтесь на суждения, а не на метрики. Сложно правильно оценить вклад каждого в общее дело. Предоставляя интеграторам право выполнять свои функции, полагайтесь на их суждения, а не на искусственно созданные показатели.
- Доверяйте здравому смыслу больше, чем любому индикатору. Вы не можете измерить сотрудничество с помощью KPI. Вам необходим комплексный подход к измерению эффективности.
3. Увеличение ответственности и власти
Это означает, что вы даете людям больше власти, и не надеетесь на перераспределение задач. Ключ к повышению производительности — это возможность решать задачи совместно, не теряя автономности. Проблема применения классического подхода заключается в том, что с каждым шагом добавляются все новые уровни, процессы и системы. Людей лишают автономности в принятии решений, что приводит к тому, что компания перестает быть гибкой.
4. Стимулируйте совместную работу
Запретите сотрудникам обращаться к внешним ресурсам. Отсутствие ресурсов стимулирует людей полагаться на коллег и, соответственно, сотрудничать друг с другом.
Сотрудничество: Подумайте о домашнем хозяйстве с несколькими жителями. Если эти люди владеют несколькими телевизорами, им не нужно сотрудничать, чтобы решить, что смотреть. Но если убрать все телевизоры, кроме одного, они будут сотрудничать. Хотят ли они смотреть бейсбол или Шекспира?”.
Ив Мориё
5. Снижение ощущения неуверенности в будущем
Создавайте петли обратной связи, чтобы сотрудники видели результаты своей деятельности. Люди работают лучше, когда они видят и имеют дело с результатами своей работы.
6. Поощряйте тех, кто соглашается на сотрудничество
Идея не в том, чтобы искать виноватых, а в том, чтобы добиться прозрачности системы. Если люди опасаются неудач, они будут скрывать проблемы от руководителя и коллег. Поощряйте тех, кто обнаруживает недостатки, и наказывайте тех, кто отказывается их устранять. Не оценивайте поведение сотрудников. Лучше оцените результаты их работы. Степень взаимодействия в коллективе должна обсуждаться, а не измеряться. Все должны оставаться на совещании, пока сотрудники не придут к общему приемлемому решению!
Винить нужно не за неудачу, а за то, что не помогли или не попросили о помощи
Йорген Виг Кнудсторп – Lego CEO
Вывод
Умная простота позволяет компаниям управлять сложностью не путем предписания конкретного поведения, а путем создания условий, в которых происходит оптимальное поведение – даже если то, что является оптимальным, не может быть определено заранее. Такой подход приводит к большему организационному разнообразию. Потому что добровольное сотрудничество позволяет находить творческие, индивидуальные решения проблем.
Однако, несмотря на такое разнообразие, компании, следующие “умным” правилам, очень эффективны с точки зрения использования ресурсов, потому что проблемы решаются исключительно благодаря сотрудничеству, навыкам и творчеству сотрудников. Любые затраты, связанные с разнообразием, с лихвой компенсируются возможностью отказаться от всех программ координации и сотрудничества, которые предпочитают многие организационные эксперты. Вовлеченность и мотивация сотрудников повышаются вместе с производительностью, поскольку компании устраняют сложности, вызывающие разочарование и неэффективность. Дaвид Гуссе
PS: Обзорные совещания могут стать одним из первых шагов к упрощению вместе с вашими коллегами. Чаще всего их критикуют за то, что они отнимают так много драгоценного времени … Как создать командное собрание.
