David Gousset
Почему так трудно провести эффективную командную встречу с коллегами и сослуживцами? Некоторые утверждают, что собраний слишком много и что собрания – это пустая трата времени. Другие, не достаточно? Очень часто коллеги по работе стараются избегать их. Плохая организация собраний негативно влияет на людей. Не только на работе, но и в личной жизни это может принести огромный стресс. Эффективные совещания также повышают эффективность работы компаний. Это положительно скажется на качестве жизни сотрудников.
В своей книге “Смерть от совещания” Патрик Ленсиони предлагает простой и очень мощный инструмент управления. Одним словом, проводите больше встреч, будьте более сосредоточенными и добавьте нотку драматизма.
Что мы можем почерпнуть из кино?
Что делает фильмы и телепередачи такими увлекательными? Большая команда из сотен, если не тысяч человек, вкладывает значительные средства, чтобы втиснуть столько всего в 90-120 минут. В течение одного фильма, а всего в полтора часа, вы будете наблюдать за жизнью героя. На командных совещаниях мы почти не подводим итоги недели. Во время просмотра фильма у зрителя нет возможности советоваться с актером, обсуждать с ним, делать замечания или предложения.
Так почему фильм, на который мы не имеем никакого влияния, намного интереснее деловой встречи? Мероприятие, проводимое в режиме реального времени, такое как деловая встреча, должно быть увлекательным. Поднятые там вопросы должны быть интересны всем участникам без исключения.
Сценаристы уже давно поняли, что для того, чтобы привлечь внимание зрителей, фильму нужен конфликт, человеческая драма. Конфликт — это ключевой фактор, который должен являться важной частью эффективной встречи.
Что не так с нашими совещаниями?
Миф о “слишком большом количестве встреч”.
Повышение качества встреч — это не уменьшение времени их проведения, или их частоты. Напротив, нам нужно проводить совещания как можно чаще. А вот эффективность их проведения поможет сократить время их проведения.
Как это ни парадоксально звучит, но чем чаще проводятся совещания, тем больше рабочего времени мы экономим. Решения, принятые во время эффективно проведенных встреч, ускоряют процесс выполнения задач. Это избавляет нас от необходимости еще раз обсуждать одну и ту же проблему. Кроме того, действия сотрудников становятся более обдуманными, избавляя вас всех от ненужной траты времени на повторяющиеся обсуждения.
Отсутствие драматизма
Большинство руководителей стараются сгладить или нейтрализовать драму или здоровые конфликты. Участники не чувствуют себя комфортно, говоря о том, что они действительно думают.
Напротив, конфликты во время собрания коллектива подогревают интерес сотрудников к деятельности компании. Если вы стремитесь к тому, чтобы во всех ситуациях не было конфликтов, интерес людей к обсуждению пропадает. Избегание деликатных тем для общего обсуждения превращает собрания в скучные службы. Это, как мы видим, является причиной всеобщего разочарования. Отсутствие взаимодействия означает отсутствие предложений по решению проблем и разногласий. Далее, пассивность и разочарование могут перерасти в личные конфликты.
Лидеры должны искать и поощрять здоровые конфликты. В результате исчезнет межличностный дискомфорт и дальнейшее развитие конфликта. Наряду с этим, любимое сотрудничество лидера с командой это преодоление трудностей. Читайте статью Как создать высокоэффективную команду для получения дополнительной информации по этой теме.
Универсальный подход
Вторая по важности проблема — это желание руководства обсудить все проблемы и решить их за одну встречу. Но команды встречаются каждую неделю или несколько раз в месяц, чтобы обсудить дальнейшие действия, проекты, стратегию, конкурентов, маркетинг … И пока это все обсуждается, члены команды ждут окончания встречи, чтобы наконец-то заняться своей работой.
Что бы вы хотели сделать для проведения эффективных командных собраний?
Решение проблемы эффективности: 4 встречи
У каждой встречи должна быть своя цель и определенный формат. Участие в этих встречах обязательно. Давайте рассмотрим модель четырех встреч, которую Патрик Ленсиони представил в своем шедевре «Death by Meeting» («Смерть от совещаний»).
Ежедневные встречи
Команда должна собираться вместе каждое утро, в офлайн или онлайн формате. В течение 5-10 минут все члены команды делятся информацией об их рабочих планах на день и проблемах, которые могут возникнуть. Подобные проверки помогают сотрудникам расставлять приоритеты в их повседневной деятельности. Это очень похоже на Agile Stand-up-встречи.
Еженедельные тактические совещания
Команды должны встречаться еженедельно или каждые две недели, в зависимости от продолжительности встреч, они могут длиться от 45 до 90 минут. Цель – обсудить текущие рабочие вопросы. Продолжительность встреч для еженедельного обсуждения тактических вопросов может длиться от 45 до 90 минут. Эти встречи включают в себя три основных элемента.
Блиц-обзор
Каждый участник делает экспресс-обзор приоритетных направлений за неделю. Это позволяет команде найти повторяющиеся задачи, проблемы и срочные вопросы.
Обзор результатов
В этом обзоре основное внимание уделяется ключевым или наиболее критическим показателям, но выбрать нужно не более пяти. В зависимости от деятельности компании среди них могут быть – выручка, расходы, качество обслуживания клиентов. Основная цель – повысить ответственность внутри команды. Обзор результатов не должен занимать более 5 минут, учитывая дополнительные вопросы.
Повестка дня в реальном времени
Обсуждение повестки дня проводится только после блиц-обзора и обзоров результатов. В «реальном времени» означает, что повестка дня не определяется заранее. Неизбежно, что во время двух первых частей встречи некоторые проблемы проявятся и потребуют обсуждения. Две важные цели еженедельных тактических совещаний – разрешать проблемы и сделать так, чтобы все сотрудники понимали друг друга
Основные риски при проведении еженедельных встреч:
- Соблазн сформировать предварительную повестку дня в режиме реального времени.
- Обсуждать слишком много проблем во время блиц-обзоров. В этом случае участники встречи быстро потеряют интерес, и вы можете не дойти до по-настоящему важных вопросов.
- Обсуждение стратегических вопросов. Такие вопросы перечисляются отдельно для обсуждения на ежемесячном стратегическом совещании. На недостаточно времени для их рассмотрения в течение 45-90 минут встречи.
Ежемесячные собрания по стратегии
Скорее всего, ежемесячная стратегическая встреча – это встреча с самыми интересными и захватывающими темами для обсуждения. Эти темы, максимум две или три, требуют серьезной подготовки. Продолжительность дискуссий на ежемесячных стратегических зависит от характера темы. Однако на каждую тему необходимо выделить два или более часов. Достаточное количество времени позволит участникам провести вдумчивую дискуссию. Регулярность является существенным фактором эффективности ежемесячных стратегических совещаний.
Специальные встречи по стратегии
Часто возникают ситуации, когда необходимо рассмотреть стратегический вопрос, не дожидаясь ежемесячного стратегического. Таким образом, продление рабочего времени руководства для решения критической проблемы вполне допустимо.
Один из рисков ежемесячных стратегических мероприятий – слишком большое количество тем на повестке дня. Другая причина заключается в плохой подготовке этих встреч. Наконец, страх перед конфликтом может подорвать качество этих встреч.
Ежеквартальные выездные обзоры
Выездная работа – это возможность для руководства отвлечься от текущих, еженедельных и даже ежемесячных проблем. Это отдельная область, которая помогает рассматривать бизнес в целом. Ежеквартальный выездной обзор включает в себя следующее.
Обзор стратегии
Руководители должны пересматривать свое стратегическое видение три или четыре раза в год. В новых отраслях конкурентные угрозы появляются регулярно и требуют особого внимания.
Обзор отрасли и конкурентов
Руководителям полезно время от времени отвлекаться от повседневных задач. Это позволяет им беспристрастно и со всех сторон оценить новые тенденции и текущее состояние дел.
Обзор команды
Регулярное критическое осмысление позиции каждого в команде позволяет выявить негативные поведенческие факторы.
Обзор персонала
Обсуждение работы ключевых сотрудников должно проходить три-четыре раза в год. В результате менеджеры могут определить, кто в команде действительно эффективно работает, а кто посредственно.
Одной из наиболее распространенных проблем является перегрузка ежеквартальной выездной встречи. Ежеквартальный выездной обзор направлен на то, чтобы понять состояние компании изнутри и снаружи. Он не должен выглядеть как бесконечная презентация PowerPoint. Обычно они сопровождаются бесконечными познавательными беседами.
Следующая задача в необходимости пригласить третье лицо и обсудить в его присутствии текущие проблемы и дела. Это вполне может нарушить динамику установленных отношений в коллективе. В данном случае можно привлечь посредника извне. В этом случае руководитель группы сможет поддерживать дискуссию, не оглядываясь.
Вывод
Несмотря на то, что совещания – это вполне обычный инструмент менеджмента, не каждый руководитель имеет четкое представление о том, когда и как его использовать. В результате встречи приносят сплошное разочарование. Они создают впечатление пустой траты времени. Поэтому многие менеджеры относятся к ним скептически. Примените рекомендации Патрика Ленсиони, чтобы, наконец достичь эффективности при проведении деловых встреч с сотрудниками и коллегами.
Все описанные виды совещаний будут занимать не более 15% рабочего времени менеджера. Ни один руководитель не станет отрицать, что уделять менее 15% времени своей команде не стоит, чтобы получить высокоэффективную команду. Дaвид Гуссе
Немного юмора перед отъездом. Помните ли вы свою последнюю конференц-связь в Zoom или Teams?
