David Gousset
Pourquoi est-il si difficile d’organiser une réunion d’équipe efficace avec des collègues et des collaborateurs ? Certains prétendent qu’il y a trop de réunions et que les réunions sont une perte de temps. Les autres, pas assez ? Très souvent, les collègues de travail essaient de les éviter. Une mauvaise organisation des réunions a des effets négatifs sur les personnes. Non seulement au travail, mais aussi dans la vie privée. Des réunions efficaces améliorent également l’efficacité des entreprises. Il y aura des impacts positifs sur la qualité de vie des collègues.
Dans son livre Death by Meeting, Patrick Lencioni propose un outil de gestion simple et très puissant. En bref, faites plus de réunions, soyez plus concentré et ajoutez une touche de drame.
Que pouvons-nous apprendre du cinéma?
Qu’est-ce qui rend les films et les émissions de télévision si divertissants ? Une grande équipe de centaines, voire de milliers de personnes, investit des sommes considérables pour faire passer autant de choses en 90 à 120 minutes. Pendant un film, et seulement en une heure et demie, vous assisterez à la vie du héros. Dans une réunion d’équipe, nous ne résumons guère les résultats d’une semaine. Pendant le visionnage du film, le spectateur n’a pas la possibilité de conseiller l’acteur, de discuter avec lui, de faire des commentaires ou des suggestions.
Comment un film, où nous n’avons aucune influence est tellement plus intéressant qu’une rencontre ? Un événement interactif et en temps réel, comme une réunion d’affaires, doit être engageant. Les questions soulevées lors de la réunion d’équipe devraient engager tout le monde sans exception.
Les scénaristes ont bien compris depuis longtemps que pour capter toute l’attention des spectateurs, le film a besoin de conflits, de drames humains. Ce facteur clé, le conflit, est une partie importante d’une réunion d’équipe efficace.
Quel est le problème avec nos réunion d’équipe?
Le mythe du “trop de réunions”.
Améliorer la qualité des réunions ne consiste pas à raccourcir la durée ou à les organiser généralement moins fréquemment. Au contraire, nous avons besoin de réunions aussi souvent que possible. Des réunions efficaces vous feront gagner du temps.
Cela semble paradoxal, mais plus les réunions ciblées sont fréquentes, plus le temps de travail est économisé. Les décisions prises lors d’une réunion d’équipe efficace accélèrent le processus de réalisation des tâches. Cela élimine la nécessité de discuter à nouveau du même problème. De plus, les actions des employés deviennent plus rationnelles, éliminant les pertes de temps inutiles en discussions répétitives.
Manque de drame
La plupart des dirigeants tentent d’aplanir ou de neutraliser les drames ou les conflits sains. Les participants ne se sentent pas à l’aise pour dire ce qu’ils pensent vraiment.
Au contraire, les conflits lors d’une réunion d’équipe alimentent l’intérêt des employés pour les activités de l’entreprise. Si vous vous efforcez de faire en sorte que toutes les situations soient exemptes de conflit, l’intérêt des gens à discuter disparaît. Éviter les sujets sensibles pour la discussion générale transforme les réunions en services ennuyeux. Ceci, comme on peut le voir, est une raison de déception générale. Le manque d’interactions signifie un manque de suggestions pour résoudre les problèmes et les désaccords. De plus, la passivité et la déception peuvent se transformer en conflits personnels.
Les dirigeants doivent rechercher et promouvoir des conflits sains. Par conséquent, l’inconfort interpersonnel et le développement ultérieur du conflit disparaîtront. Parallèlement, la collaboration de l’équipe préférée du leader est de surmonter les difficultés. Lisez le post Comment construire une équipe performante pour plus d’informations sur ce thème.
Approche unique
Le deuxième problème le plus important est le désir de la direction de regrouper toutes les questions urgentes dans une seule réunion d’équipe et de les résoudre d’un seul coup. Chaque semaine ou plusieurs fois par mois, l’équipe se réunit et discute du suivi, des projets, de la stratégie, de la concurrence et du marketing … Chaque membre de l’équipe attend la fin pour pouvoir enfin travailler sérieusement.
Que voulez-vous faire pour que votre réunion d’équipe soit efficace ?
La solution pour une réunion d’équipe efficace : 4 réunions
Chaque réunion doit avoir son propre objectif et un format dédié. La participation à ces réunions est obligatoire. Reprenons le modèle des 4 rencontres que Patrick Lencioni a présenté dans son chef-d’œuvre « La mort par la rencontre ».
Le check-in quotidien
Chaque matin, l’équipe doit se réunir, hors ligne ou en ligne. En 5 à 10 minutes, tous les membres de l’équipe partagent des informations sur son plan de travail pour la journée et les problèmes potentiels. Ce sont des check-in qui guident les salariés sur les priorités de leurs activités quotidiennes. Ceci est très similaire aux réunions Agile Stand-up.
La tactique hebdomadaire
Les équipes doivent se réunir toutes les semaines ou toutes les deux semaines, selon la durée, de 45 à 90 minutes. La durée d’élaboration des questions tactiques hebdomadaires est de 45 à 90 minutes. Le but est de discuter des problèmes commerciaux immédiats. Trois éléments composent les réunions tactiques hebdomadaires.
Le tour de foudre
Chaque participant fait un bilan express de ses principales priorités de la semaine. Il permet à l’équipe d’identifier les chevauchements, les problèmes récurrents et les questions urgentes.
Examen des progrès
Cet examen se concentre sur des indicateurs clés critiques, pas plus de cinq. Il peut s’agir de revenus, de dépenses, de la qualité du service client, etc. selon l’activité de l’entreprise. L’objectif principal est de développer la responsabilisation au sein de l’équipe. L’examen des progrès ne devrait pas prendre plus de 5 minutes, questions comprises.
Ordre du jour en temps réel
L’ordre du jour n’apparaît qu’après les rondes éclair et les bilans d’avancement. Le temps réel signifie que l’agenda n’est pas établi à l’avance. Inévitablement, lors des deux premières parties, certaines questions ressortiront et nécessiteront des discussions. Deux objectifs importants de la tactique hebdomadaire sont de supprimer les obstacles et de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde.
Les principaux risques de la tactique hebdomadaire sont :
- La tentation d’établir un agenda préliminaire en temps réel.
- discuter de trop de détails pendant la ronde éclair. En conséquence, les participants perdent tout intérêt et les questions principales peuvent ne pas être discutées.
- Discuter des questions stratégiques. Ces questions sont répertoriées séparément pour discussion lors de la réunion stratégique mensuelle. Le site ne dispose pas du temps nécessaire pour les aborder au cours de cette réunion de 45 à 90 minutes.
Le stratégique mensuel
Le plus souvent, la réunion stratégique mensuelle est celle dont les sujets de discussion sont les plus intéressants et les plus passionnants. Ces sujets, deux ou trois au maximum, nécessitent une préparation sérieuse. La durée des discussions pendant le stratégique mensuel dépend de la nature du sujet. Cependant, il est nécessaire de réserver deux heures ou plus pour chaque thème. Un temps suffisant permettra aux participants de s’engager dans un débat approfondi. La régularité est un facteur essentiel de l’efficacité des réunions stratégiques mensuelles.
Réunions stratégiques ad hoc
Il y a souvent des situations où il est nécessaire de considérer un enjeu stratégique sans attendre le stratégique mensuel. Il est donc tout à fait acceptable de prolonger les heures de gestion pour résoudre un problème critique.
Un des risques du stratégique mensuel est d’avoir trop de sujets à l’ordre du jour. Une autre est de mal préparer ces réunions. Enfin, la peur du conflit peut nuire à la qualité de ces rencontres.
La revue hors site trimestrielle
Un travail hors site efficace est une réelle opportunité pour la direction de faire abstraction des problèmes actuels, hebdomadaires et même mensuels. Il s’agit d’un domaine distinct pour couvrir une entreprise dans son ensemble. L’examen hors site trimestriel comprend les domaines suivants.
Examen de la stratégie
Les dirigeants doivent revoir leur vision stratégique trois ou quatre fois par an. Dans les nouvelles industries, les menaces concurrentielles apparaissent régulièrement et nécessitent une attention particulière.
Examen de la concurrence et de l’industrie
Les dirigeants en profitent lorsqu’ils s’abstiennent de temps en temps des opérations quotidiennes. Cela permet une évaluation complète et impartiale de l’état actuel des choses et des tendances.
Revue d’équipe
Une réflexion critique régulière sur la place de chacun dans l’équipe permet d’identifier les comportements négatifs.
Examen du personnel
La discussion des employés clés devrait avoir lieu trois ou quatre fois par an. Les managers peuvent déterminer qui dans l’équipe est vraiment le plus efficace ou le moins performant.
L’un des problèmes les plus courants est la surcharge de la réunion trimestrielle hors site. Cela ne devrait pas ressembler à une présentation PowerPoint interminable. Cela ne devrait pas ressembler à une présentation PowerPoint interminable. Ils sont généralement accompagnés de discussions informatives interminables.
Le problème suivant est d’inviter des tiers et de discuter en leur présence des affaires courantes de l’entreprise. Elle peut casser la dynamique des relations établies. La seule exception peut être un facilitateur externe. Dans ce cas, le leader du groupe pourra soutenir les discussions sans se retourner.
Conclusion pour une réunion d’équipe efficace
Bien que les réunions soient un outil de gestion courant, tous les dirigeants n’ont pas une idée précise du moment et de la manière de les utiliser. En conséquence, les réunions apportent de la frustration. Ils donnent l’impression d’une perte de temps. Par conséquent, de nombreux gestionnaires sont sceptiques à leur sujet. Appliquez les recommandations de Patrick Lencioni, pour enfin profiter de réunions efficaces avec vos collègues.
Tous les types de réunions décrits occuperont au maximum 15% du temps de travail du manager. Aucun cadre ne niera que passer moins de 15% de son temps avec son équipe ne vaut pas la peine d’obtenir une équipe performante. David Gouset
Un peu d’humour avant de partir. Vous souvenez-vous de votre dernière conférence téléphonique Zoom ou Teams ?
