Матрица тайм-менеджмента Стивена Кови

Time Management Matri

Зачем использовать матрицу для тайм-менеджмента? Четкое управление своим временем необходимо для повышения личной продуктивности и успеха компании. Для этого вам доступно несколько методов. Наибольшей популярностью пользуются — «Get Things Done (GTD)» Дэвида Аллена и «Матрица тайм-менеджмента» Кови. Матрица Кови — отличный инструмент, чтобы подчеркнуть те вещи, которые наиболее важны для вашей компании и личного развития. Этот инструмент настолько популярен благодаря простоте визуализации того, как и на что вам следует потратить ваше время.

Далее мы подробнее поговорим о матрице тайм-менеджмента Кови и как вы можете использовать ее для разработки собственных стратегий приоритизации.

Преимущества использования матриц тайм-менеджмента Кови

Использование матрицы Кови в работе может дать вам множество преимуществ, в том числе:

  • Повышение продуктивности: Суть этой стратегии позволяет вам выделить наиболее приоритетные задачи и помогает выполнять их максимально эффективно. Наличие структурированного и расставленного по приоритетам списка задач может помочь вам выполнить больше и наиболее важные дела за то же время.
  • Новые привычки: Эта матрица может помочь вам определить, на какую деятельность вы тратите больше времени, и насколько качественно вы справляетесь с этими задачами. После чего вы сможете выработать новую привычку – фокусироваться на задачах первостепенной важности (квадрант 1 и квадрант 2)
  • Баланс между работой и жизнью: Выработав правильные привычки и повысив свою эффективность на работе, вы сможете уделять больше времени тому, что для вас важно в личной жизни.
  • Улучшаем навыки планирования: используя эту матрицу для приоритезации задач, может помочь вам гораздо более четко определять цели, которых вам нужно достичь за небольшой период. Это может помочь вам более эффективно планировать вашу деятельность и долгосрочные цели.

Что из себя представляет матрица Кови?

Матрица управления временем
Источник: Стивен Р. Кови «Семь навыков высокоэффективных людей».

Матрица Кови — это таблица, разделенная на четыре области или «квадранта», каждый из которых демонстрирует то, как вы, основываясь на важности и срочности задач, расставляете приоритеты. Матрица в целом символизирует все ваше время. Следовательно, ее общий размер не может быть изменен, но размер каждого квадранта может в зависимости от того, сколько времени вы тратите на задачи из него. Основная цель — попытаться провести как можно больше времени во втором квадранте, при этом меньше времени уделять другим. По словам Кови, это фундаментальная задача, лежащая в основе тайм-менеджмента. Каждый квадрант имеет ключевую особенность, которая помогает вам расставить приоритеты в ваших действиях и обязательствах. Рассмотрим эти четыре квадранта:

Квадрант 1: Срочные и важные задачи

Включает в себя обязательства или задачи, которые не просто важны, но и требуют немедленного внимания. Из-за своей срочности и важности задачи в этом квадранте могут нести с собой стресс. Таким образом, понимание необходимости этих действий и их правильная классификация гарантирует, что вы обратите на них внимание и уделите им должное время.

Квадрант 2: Несрочные, но важные задачи

Рассматривает те вещи, которые помогут вам развить дисциплинированность и преданность делу, а также выявить те задачи, которые вы держите под контролем, и на выполнение которых у вас есть время. Если что-то имеет для вас значение, то вы добавляете эти задачи к вашим целям и приоритетам.

Квадрант 3: Срочные, но неважные задачи

Задачи в третьем квартале носят срочный характер и приобретают определенное значение в настоящий момент за счет этого. Но в целом это действия, количество которых вы можете минимизировать, или вообще исключить. Некоторые люди проводят много времени за задачами из квадранта 3, думая, что они выполняют работу из первого. Они тратят большую часть своего времени, реагируя на срочные ситуации, полагая, что они обладают той же важностью. Однако важность этих вопросов часто определяется приоритетами и ожиданиями других.

Квадрант 4: Несрочные и неважные

Задачи из квадранта 4, скорее всего нужно ликвидировать совсем. Очень важно определить, что именно входит в этот квадрант, вы должны понять, какие действия имеют самый низкий приоритет.

Матрица управления временем
Источник: Стивен Р. Кови «Семь навыков высокоэффективных людей».

Люди, использующие время эффективно избегают третьего и четвертого квадранта, поскольку там расположены не самые важные задачи, неважно срочные они или нет. Эти люди также сокращают количество задач в первом квадранте, проводя больше времени во втором. Вам нужен инструмент, который будет вас мотивировать и действительно поможет вам чаще располагаться в квадранте 2. По словам Стивена Кови, самый простой способ добиться этого – планировать свои действия от недели к неделе.

В течение недели обязательно будет происходить что-то, что будет ставить вашу серьезность под вопрос. Это может быть желание отреагировать на насущные, но несущественные желания других людей в третьем квадранте или желание сбежать и отдохнуть в четвертом. Но все это может сорвать выполнение по-настоящему важных задач, запланированных в квадранте 2. Важно использовать свою волю и осознанность для того, чтобы придерживаться высокого уровня стабильности и оставаться в рамках важных задач

Как использовать матрицу Кови

Для того, чтобы начать применять эту матрицу в повседневной жизни, вам нужно правильно оценить свои нужды и себя самого. Вот несколько советов, чтобы справиться с этой техникой:

1. Составьте список задач, которые вам нужно выполнить

Очень важно записать каждое дело, которое вам нужно сделать, независимо от того, расставляете ли вы приоритеты на один день или на месяц вперед. Вам необходимо четко и лаконично сформулировать все эти задачи.

2. Определите сроки выполнения

Пропишите сроки выполнения для каждой задачи, как только вы их правильно определите. Знание того, когда вы должны завершить работу, может помочь вам расставить приоритеты. Например, понять, что вы должны сделать в первую очередь, а что может подождать. Отметьте те сроки, которые наиболее близки, чтобы помочь вам оценить срочность ваших действий на следующем этапе.

3. Определите самые важные задачи

Укажите, какие из указанных сроков являются ближайшими, чтобы определить, какие из задач являются наиболее важными. Когда дело доходит до расстановки приоритетов, это позволяет вам увидеть свои обязанности в перспективе. Это также дает вам четкое понимание о ваших обязанностях внутри группы и это может помочь вам понять, какие задачи вам следует выполнять в первую, а какие в самом конце.

4. Расположите в порядке важности

Расположите ваши задачи в порядке важности, дав оценку, насколько каждая из них важна в рамках вашего расписания. Это поможет вам полностью понять, какие вещи являются приоритетными, а какие можно отложить на какое-то время. Это также может помочь вам в планировании графика выполнения этих задач по степени их приоритетности.

5. Расположите задачи в соответствующие квадранты

Изучите каждую задачу, чтобы увидеть, насколько она важна и/или насколько срочна в рамках вашего графика. Затем распределите их по категориям. После того, как вы определили, являются ли эти задачи срочными, важными, или и тем, и другим, запишите их в соответствующий квадрант. Вы можете использовать эту матричную структуру для распределения задач на день, неделю или месяц.

Заключение

Тайм-менеджмент может включать в себя уникальные проблемы личного характера, но существуют общие концепции, которые применимы почти к каждому человеку или руководителю. Матрица Кови прекрасно иллюстрирует эти идеи.

Чем дольше вы будете пользоваться Матрицей Кови в вашей жизни или работе, тем более осознанно вы станете относиться к расстановке задач по квадрантам. Ведь самое главное – это правильно распределить свое время. Давид Гуссе

Интересуетесь личной продуктивностью и управлением временем? Посетите сайт davidgousset.com и прочитайте «Еженедельный обзор шаг за шагом«.