La matrice de gestion du temps de Stephen Covey

Matrice de gestion du temps

Pourquoi utiliser la matrice de gestion du temps de Stephen Covey? Une bonne gestion du temps est essentielle pour stimuler ls productivité personnelle et contribuer au succès de l’entreprise. Plusieurs méthodes s’offrent à vous. La méthode « Get Things Done (GTD) » de David Allen et la matrice de gestion du temps de Stephen Covey sont les plus populaires.

La matrice de gestion du temps de Stephen Covey est une excellente approche pour diriger votre attention vers les choses les plus importantes pour votre entreprise et votre développement personnel. La matrice de Stephen Covey, développée dans The 7 Habits of Highly Effective People, est un outil populaire en raison de sa facilité à visualiser comment et où vous devriez passer votre temps. Cet outil de productivité est aussi souvent appelé la matrice d’Eisenhower.

Nous examinerons la matrice de gestion du temps de Stephen Covey et la manière dont vous pouvez l’utiliser pour modifier vos stratégies de hiérarchisation des priorités.

Avantages de l’utilisation de la matrice de gestion du temps de Stephen Covey

L’utilisation de la matrice de gestion du temps Stephen Covey sur le lieu de travail peut offrir de nombreux avantages, notamment

  • Augmentation de la productivité : cette approche peut vous aider à choisir les priorités dans votre vie et à gérer efficacement ces activités. Le fait de disposer d’une liste de tâches structurée et hiérarchisée peut vous aider à terminer davantage de choses et les plus importantes dans le même laps de temps.
  • Les habitudes: Cette matrice peut vous aider à déterminer les quadrants dans lesquels vous passez le plus de temps et à évaluer votre propre comportement. Vous pourriez alors prendre l’habitude de vous concentrer sur les actions de Q1 et Q2.
  • Équilibre entre vie professionnelle et vie privée: Avec des habitudes plus efficaces au travail, vous pouvez consacrer plus de temps aux activités qui vous tiennent à cœur en dehors du travail.
  • Amélioration des capacités de planification: L’utilisation de cette matrice pour classer correctement les activités par ordre de priorité peut également vous aider à déterminer des objectifs clairs à court terme qui peuvent être atteints dans des délais précis. Cela peut vous aider à planifier des initiatives et des objectifs à long terme plus efficacement.

Qu’est-ce que la matrice de gestion du temps de Stephen Covey ?

Matrice de gestion
Source: The 7 Habits of Highly Effective People, de Stephen Covey

La matrice de Covey est une boîte divisée en quatre régions, ou « quadrants », représentant chacune la manière dont votre temps de travail est réparti en fonction de l’importance et de l’urgence. La matrice dans son ensemble symbolise votre temps. Par conséquent, sa taille ne peut pas être modifiée, mais la taille de chaque quadrant peut être modifiée en fonction du temps que vous y passez. L’objectif principal est de passer le plus de temps possible dans le deuxième quadrant tout en passant moins de temps dans les autres. Selon Covey, c’est la réalité fondamentale qui sous-tend la gestion du temps. Chaque quadrant a une caractéristique unique qui vous aide à hiérarchiser vos activités et vos obligations. Ce sont les 4 quadrants de la matrice de gestion du temps :

Quadrant 1 : Urgent et important

Q1 implique des obligations ou des activités qui sont importantes par nature et qui exigent une attention immédiate. En raison de leur urgence et de leur importance, les éléments de ce quadrant peuvent également être soulignés. Ainsi, être au courant de ces activités et les classer correctement vous garantira de consacrer le temps et les efforts nécessaires à celles-ci.

Quadrant 2 : Pas urgent mais important

Le Q2 implique de se concentrer sur des activités qui vous aideront à développer un sentiment de discipline et de dévouement et à identifier et travailler sur des choses sur lesquelles vous avez le contrôle. Si quelque chose est important, cela ajoute à votre objectif, à vos valeurs et à vos principales priorités.

Quadrant 3 : Urgent mais pas important

Les activités du T3 sont urgentes et prennent une certaine importance en ce moment. Vous pouvez très probablement diminuer ou éliminer ces éléments de votre processus. Certaines personnes passent beaucoup de temps dans le Quadrant III, « urgent mais pas important », pensant qu’elles sont dans le Quadrant I. Ils passent la plupart de leur temps à réagir à des situations urgentes, croyant qu’elles sont également essentielles. Cependant, le fait est que l’importance de ces questions est souvent déterminée par les priorités et les attentes des autres.

Quadrant 4 : Pas urgent et pas important

Les tâches du quatrième trimestre sont plus susceptibles d’être éliminées ou carrément réduites. Il est essentiel de déterminer les éléments qui appartiennent à ce quadrant afin de pouvoir désigner les activités qui ont une faible priorité.

Avantages de la matrice de gestion
Source: The 7 Habits of Highly Effective People, de Stephen Covey

Les personnes efficaces évitent les quadrants III et IV car ils ne sont pas significatifs, qu’ils soient urgents ou non. Ils réduisent également la taille du Quadrant I en passant plus de temps dans le Quadrant II. Il vous faut un outil qui vous encourage, vous motive et vous aide réellement à consacrer le temps dont vous avez besoin dans le quadrant II à la prévention plutôt qu’aux catastrophes. La méthode la plus simple pour y parvenir, selon Stephen Covey, est d’organiser votre vie sur une base hebdomadaire.

Il y aura certainement des occasions au cours de la semaine où votre intégrité sera mise à l’épreuve. La popularité de répondre aux priorités urgentes mais sans conséquence des autres dans le Quadrant III, ou la joie de fuir vers le Quadrant IV, menacera de vaincre les activités essentielles du Quadrant II que vous avez planifiées. Votre centre primaire, votre conscience de soi et votre conscience peuvent vous donner un haut niveau de stabilité interne, de direction et de sagesse, vous permettant d’utiliser votre volonté autonome tout en restant fidèle à ce qui est essentiel.

Comment utiliser la matrice de gestion du temps de Stephen Covey ?

L’application de cette matrice à votre vie quotidienne et à votre routine nécessite une auto-évaluation et des détails. Voici quelques lignes directrices pour vous aider à gérer cette technique :

1. Faites une liste des tâches que vous devez faire

Il est essentiel d’écrire chaque mot que vous n’avez pas encore accompli, que vous priorisiez les activités de la journée ou du mois. Vous devez énoncer ces tâches de manière claire et succincte.

2. Inclure les dates d’échéance

Indiquez les échéances de chaque travail une fois que vous les avez correctement décrites. Savoir quand vous devez terminer les choses peut vous aider à établir des priorités entre ce que vous devez faire et ce qui peut attendre. Notez toute échéance imminente pour vous aider à évaluer l’urgence de vos activités dans la phase suivante.

3. Déterminez les tâches les plus critiques

Indiquez parmi les échéances données celles qui sont les plus proches de l’identification de la plus urgente. En ce qui concerne l’établissement de priorités, cela vous permet de mettre vos tâches en perspective. Il vous donne également une image claire des tâches de votre groupe et peut vous donner une idée des activités que vous devez effectuer en premier et en dernier.

4. Trier par importance

Classez vos tâches par ordre d’importance après avoir évalué l’importance de chaque activité dans votre emploi du temps. Cela vous aidera à comprendre parfaitement quelles tâches sont provisoires et quels emplois vous pouvez reporter pour le moment. Cela peut également aider à élaborer un calendrier pour réaliser ces activités importantes dans l’ordre de leur priorité.

5. Organisez les tâches dans le quadrant approprié

Examinez chaque tâche pour voir si elle est urgente et/ou cruciale pour votre agenda, puis classez-les dans votre liste. Une fois que vous avez déterminé si les activités sont critiques ou essentielles, affectez-les au quadrant approprié. Vous pouvez utiliser cette structure matricielle pour effectuer des activités quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles.

Conclusion

La gestion du temps peut être une question personnelle, mais certains concepts généraux s’appliquent à presque tous les propriétaires ou gestionnaires de petites entreprises. La matrice de gestion du temps de Covey, parfois appelée matrice d’Eisenhower, explique et catégorise merveilleusement ces idées.

Plus vous utiliserez la matrice de Stephen Covey, plus vous serez conscient de la place de votre tâche dans chaque quadrant. Après cela, tout ce que vous avez à faire est de déplacer votre temps de manière appropriée. David Gousset.

La productivité personnelle et la gestion du temps vous intéressent ? Lisez Qu’est-ce que le cercle d’influence ? et La revue hebdomadaire étape par étape et regardez :

Planification hebdomadaire – Une vidéo tirée de The 7 Habits of Highly Effective People (en anglais)

Si vous avez des questions, envoyez-moi un courriel. ou visitez davidgousset.com.

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