Matrice de gestion du temps de Stephen Covey

Matrice de gestion du temps

Pourquoi utiliser une matrice de gestion du temps ? Une bonne gestion du temps est essentielle pour stimuler la productivité personnelle et le succès de l’entreprise. Plusieurs méthodes s’offrent à vous. « Get Things Done (GTD) » de David Allen et la matrice de gestion du temps de Covey sont les plus populaires. La matrice de gestion du temps de Covey est une excellente approche pour diriger votre attention sur les choses les plus importantes pour votre entreprise et votre développement personnel. La matrice de Covey est un outil populaire en raison de sa facilité à visualiser comment et où vous devriez passer votre temps.

Nous verrons ce qu’est la matrice de gestion du temps de Covey et comment vous pouvez l’utiliser pour modifier vos propres stratégies de priorisation.

Avantages de l’utilisation de la matrice de gestion du temps de Covey

L’utilisation de la matrice de gestion du temps Covey sur le lieu de travail peut offrir une variété d’avantages, notamment :

  • Productivité accrue : L’ordre de cette stratégie peut vous aider à choisir ce qu’il faut prioriser dans votre vie et comment gérer ces activités efficacement. Avoir une liste de tâches structurée et hiérarchisée peut vous aider à terminer plus et les choses les plus importantes dans le même laps de temps.
  • Habitudes : cette matrice peut vous aider à déterminer dans quels quadrants vous passez le plus de temps et à évaluer votre propre comportement. Vous pourriez alors prendre de nouvelles habitudes en vous concentrant uniquement sur les choses Q1 et Q2.
  • Équilibre travail-vie personnelle : Avec des habitudes de travail plus efficaces, vous pourrez consacrer plus de temps aux activités qui vous tiennent à cœur en dehors du travail.
  • Amélioration des capacités de planification : l’utilisation de cette matrice pour hiérarchiser correctement les activités peut également vous aider à déterminer des objectifs clairs à court terme qui peuvent être atteints dans des périodes spécifiques. Cela peut vous aider à planifier des initiatives et des objectifs à long terme plus efficacement.

Qu’est-ce que la matrice de Covey ?

Matrice de gestion
Source: Les 7 habitudes de très Efficace Gens , par Stephen R. Covey

La matrice de Covey est une boîte divisée en quatre régions, ou «quadrants», dont chacune représente la façon dont votre temps de travail est divisé en fonction de l’importance et de l’urgence. La matrice dans son ensemble symbolise votre temps. Par conséquent, sa taille ne peut pas être modifiée, mais la taille de chaque quadrant peut être modifiée en fonction du temps que vous y passez. L’objectif principal est d’essayer de passer le plus de temps possible dans le quadrant deux tout en passant moins de temps dans les autres. Selon Covey, c’est la réalité fondamentale qui sous-tend la gestion du temps. Chaque quadrant a une caractéristique unique qui vous aide à hiérarchiser vos activités et vos obligations. Ce sont les quatre quadrants :

Quadrant 1 : Urgent et important

Q1 implique des obligations ou des activités qui sont importantes par nature et qui exigent une attention immédiate. En raison de leur urgence et de leur importance, les éléments de ce quadrant peuvent également être des contraintes. Ainsi, être au courant de ces activités et les classer correctement vous garantira de consacrer le temps et les efforts nécessaires à celles-ci.

Quadrant 2 : Pas urgent mais important

Q2 implique de se concentrer sur des activités qui vous aideront à développer un sentiment de discipline et de dévouement, ainsi qu’à identifier et à travailler sur des choses sur lesquelles vous avez le contrôle. Si quelque chose est important, cela ajoute à votre objectif, à vos valeurs et à vos principales priorités.

Quadrant 3 : Urgent mais pas important

Les activités du T3 sont urgentes et prennent une certaine importance en ce moment. Ce sont des éléments que vous pouvez très probablement diminuer ou éliminer de votre processus. Certaines personnes passent beaucoup de temps dans le Quadrant III, « urgent mais pas important », pensant qu’elles sont dans le Quadrant I. Ils passent la majorité de leur temps à réagir à des situations urgentes, estimant qu’elles sont aussi essentielles. Cependant, le fait est que l’importance de ces questions est souvent déterminée par les priorités et les attentes des autres.

Quadrant 4 : Pas urgent et pas important

Les tâches du quatrième trimestre sont plus susceptibles d’être éliminées ou diminuées complètement. Il est essentiel de déterminer quelles choses appartiennent à ce quadrant afin que vous puissiez désigner les activités à faible priorité.

Avantages de la matrice de gestion
Source: Les 7 habitudes de très Efficace Gens , par Stephen R. Covey

Les individus efficaces évitent les quadrants III et IV car ils ne sont pas significatifs, qu’ils soient urgents ou non. Ils réduisent également la taille du Quadrant I en passant plus de temps dans le Quadrant II. Vous avez besoin d’un outil qui vous encourage, vous motive et vous aide vraiment à consacrer le temps dont vous avez besoin dans le quadrant II à la prévention plutôt qu’aux catastrophes . La méthode la plus simple pour y parvenir, selon Stephen Covey, est d’organiser votre vie sur une base hebdomadaire.

Il y aura certainement des occasions au cours de la semaine où votre intégrité sera mise à l’épreuve. La popularité de répondre aux priorités urgentes mais sans conséquence des autres dans le Quadrant III, ou la joie de fuir vers le Quadrant IV, menacera de vaincre les activités essentielles du Quadrant II que vous avez planifiées. Votre centre principal, votre conscience de soi et votre conscience peuvent vous donner un haut niveau de stabilité interne, de direction et de sagesse, vous permettant d’utiliser votre volonté autonome tout en restant fidèle à ce qui est réellement essentiel.

Comment utiliser la matrice de gestion du temps de Covey

L’application de cette matrice à votre vie quotidienne et à votre routine nécessite une auto-évaluation et des détails. Voici quelques lignes directrices pour vous aider à gérer cette technique :

1. Faites une liste des tâches que vous devez faire

Il est essentiel d’écrire chaque mot que vous n’avez pas encore accompli, que vous priorisiez les activités de la journée ou du mois. Vous devez énoncer clairement et succinctement ces tâches.

2. Inclure les dates d’échéance

Incluez les délais pour chaque travail une fois que vous les avez correctement définis. Savoir quand vous devez terminer les choses peut vous aider à prioriser ce que vous devez faire en premier et ce qui peut attendre. Notez toutes les échéances imminentes pour vous aider à évaluer l’urgence de vos activités dans la phase suivante.

3. Déterminez les tâches les plus critiques

Indiquez lesquelles des échéances données sont les plus proches afin d’identifier celles qui sont les plus urgentes. Lorsqu’il s’agit de prioriser, cela vous permet de mettre vos fonctions en perspective. Cela vous donne également une image claire de vos tâches de groupe et peut vous donner une idée des activités que vous devriez effectuer en premier et en dernier.

4. Trier par importance

Classez vos tâches par ordre d’importance après avoir évalué l’importance de chaque activité dans votre emploi du temps. Cela vous aidera à comprendre parfaitement quelles tâches sont provisoires et quels emplois vous pouvez reporter pour le moment. Cela peut également aider à élaborer un calendrier pour réaliser ces activités importantes dans l’ordre de leur priorité.

5. Organisez les tâches dans le quadrant approprié

Examinez chaque travail pour voir à quel point il est urgent et/ou crucial pour votre agenda, puis classez-les dans votre liste. Une fois que vous avez déterminé si les activités sont urgentes, importantes, les deux ou aucune, affectez-les au quadrant approprié. Vous pouvez commencer à utiliser cette structure matricielle pour effectuer des activités tout au long de la journée, de la semaine ou du mois.

Conclusion

La gestion du temps peut être une question très personnelle, mais certains concepts généraux s’appliquent à presque tous les propriétaires ou gestionnaires de petites entreprises. La Covey Matrix explique et catégorise à merveille ces idées.

Plus vous utiliserez la matrice de Covey, plus vous deviendrez conscient de l’endroit où se situe votre tâche dans chaque quadrant. Après cela, tout ce que vous avez à faire est de déplacer votre temps de la bonne manière. David Gousset.

La productivité personnelle et la gestion du temps vous intéressent ? Visiter davidgousset.com et liser le post la Revue hebdomadaire étape par étape.