David Gousset
Travailler sans examen hebdomadaire est une recette pour être submergé, procrastiné et se concentrer sur les priorités des autres plutôt que sur les vôtres. C’est un élément essentiel de toute excellente solution de gestion du temps ou de productivité.
Après tout, comment savoir où l’on va si l’on ne s’arrête pas de temps en temps pour regarder en l’air ?
L’idée d’une revue hebdomadaire a été préconisée par l’auteur David Allen dans son livre classique sur la productivité, Getting Things Done (GTD). Cela implique essentiellement de parler de tout ce que vous avez accompli, du déroulement de votre semaine et de ce sur quoi vous allez vous concentrer ensuite. Il ne faut également qu’environ 30 minutes pour terminer.
Qu’est-ce que faire avancer les choses ?
Getting Things Done de David Allen est une approche de productivité bien connue. GTD permet à chacun de devenir plus créatif et productif.
Le but de votre esprit est de générer des idées, pas de les stocker.
David Allen
Get Things Done en bref
- Décomposer les grands projets en plus petits morceaux
- Gardez une trace de ces tâches dans une liste ou un système de confiance.
- Définir clairement la tâche, le résultat attendu.
- Chaque jour, complétez les choses sur votre liste de choses à faire.
- Chaque semaine, passez en revue vos progrès et vos grands domaines de concentration
Comment faire des bilans hebdomadaires GTD ?
La revue hebdomadaire est un élément essentiel de GTD. Considérez qu’il s’agit d’un zoom arrière sur votre semaine de travail, vos tâches quotidiennes et d’autres projets pour avoir une vue d’ensemble. C’est l’occasion d’examiner si vous vous dirigez vers les résultats plus complets souhaités. C’est aussi une excellente méthode pour vérifier avec vous-même.
Tenez-vous au courant de toutes les choses ouvertes sur vos listes de tâches, votre calendrier, vos notes et d’autres aspects de votre entreprise lors d’un examen hebdomadaire. Avec ces informations, vous pouvez évaluer votre efficacité et créer des cibles ou des objectifs pour la semaine à venir.
Les praticiens du GTD utilisent fréquemment des termes uniques pour décrire divers aspects de leur vie personnelle ou professionnelle qu’ils examinent. Par exemple:
- En attente désigne les objets pour lesquels vous attendez une information ou une décision d’une autre personne. Demandez-vous si vous devriez faire un suivi lors de votre revue hebdomadaire.
- Les tâches de votre liste de tâches sont appelées actions suivantes . Identifiez la prochaine étape et planifiez ce dont vous aurez besoin pour la semaine à venir lors d’un examen hebdomadaire.
- Le terme agenda fait référence à une liste de sujets à aborder avec les membres de l’équipe ou votre organisation la prochaine fois que vous les rencontrerez. Ceux-ci sont constamment mis à jour.
- Projet : tout ce qui nécessite plus d’une action pour être réalisé.
Combien de temps dure un examen hebdomadaire ?
Passez 30 minutes une fois par semaine à évaluer ce sur quoi vous avez travaillé et combien de temps vous y avez travaillé. Pour vous préparer, faites de ce moment de révision un rendez-vous récurrent dans votre calendrier et engagez-vous à le maintenir. Les vendredis après-midi et les dimanches soirs sont bons car ce sont des périodes plus calmes de la semaine pour les personnes qui travaillent du lundi au vendredi.
Vous devez travailler ou vous concentrer dans un environnement paisible pendant au moins 30 minutes sans interruption. Idéalement, vous aurez vos objectifs, notes et autres documents avec vous. Vous devriez également pouvoir accéder à votre gestionnaire de tâches, à votre calendrier et à d’autres boîtes de réception ou conteneurs.
Revue hebdomadaire en 5 étapes
Première étape : envoyer un e-mail
Cependant, commencer par les e-mails pose un gros problème dont pratiquement tout le monde est victime, qui est de se faire prendre dans le vortex de la réaction et de l’action sur les e-mails. Suivez cette règle et apprenez à déterminer ce qui doit être fait à propos de chaque e-mail plutôt que de le faire. Vous pourrez passer à travers des centaines d’e-mails en quelques minutes. Il convient de noter qu’en nettoyant d’abord notre boîte de réception, certains éléments “affluent” dans les boîtes de réception que nous vérifierons ensuite.
Deuxième étape : ordre du jour
Je commence cette étape en vérifiant mon calendrier une semaine dans le passé pour toutes les tâches de suivi que je dois effectuer. Par exemple
- Suite à une décision que nous avons prise en équipe.
- Déposer une tâche pour laquelle quelqu’un d’autre compte sur moi
- Envoyer un e-mail de remerciement à une personne que j’ai rencontrée
Ensuite, je regarde mon emploi du temps pour les quatre prochaines semaines pour comprendre ce qui s’en vient. Cela me rappelle souvent des activités ou des réunions à venir auxquelles je dois me préparer, des occasions cruciales telles que des anniversaires ou des anniversaires, ou des décisions imminentes auxquelles je dois commencer à réfléchir.
Troisième étape : Bureau/Téléchargements
Je jette un coup d’œil rapide sur chaque fichier, le supprime, l’ajoute au système de fichiers de mon ordinateur ou au programme de notes numériques, ou le capture dans mon gestionnaire de tâches à l’aide du raccourci de capture rapide.
Quatrième étape : prendre des notes
Vous pouvez également rencontrer des notes supplémentaires que vous avez enregistrées à partir d’autres sources tout au long de la semaine, telles que des articles que vous avez lus ou des pensées étranges que vous avez eues. Cette étape sert de “révision” pratique des notes importantes que j’ai prises au cours de la semaine et auxquelles je souhaiterais peut-être me référer. Vous pouvez désormais classer toutes vos notes en même temps en les rassemblant dans une seule application de notes unifiée.
“La plupart des gens sont plus satisfaits de leur travail la semaine précédant leurs vacances, mais cela n’est pas dû aux vacances elles-mêmes.” Que faites-vous la dernière semaine avant un grand voyage ? Tous vos accords avec vous-même et les autres sont nettoyés, fermés, clarifiés et renégociés. je viens derecommander de le faire sur une base hebdomadaire plutôt qu’annuelle.”
David Allen
Étape 5 : Tâches
Les quatre boîtes de réception que j’ai purgées jusqu’à présent contribuent à ce que je recherche en fin de compte : une liste concise mais complète d’actions qui, je le sais, reflètent les objectifs essentiels pour cette semaine seulement. J’aime effectuer toutes ces activités à la fois, en décidant pour chacune :
- Quelle est la prochaine étape : assurez-vous que le travail est aussi simple que possible
- Quelle est la priorité : Voir la matrice de gestion du temps de Stephen Covey
- À quel projet ou domaine appartient-il : attribuez-le au projet ou au domaine de responsabilité le plus exploitable.
Une fois que j’ai fini d’examiner mon e-mail, il est temps de décider dans quels projets je vais vraiment m’engager cette semaine. L’idée est d’être le plus discriminant possible, en n’utilisant le label “haute priorité” que si cela doit absolument être fait cette semaine. Sinon, je risque de faire une liste qui ne semble pas faisable.
Si votre révision hebdomadaire prend plus de 30 minutes, c’est probablement parce que vous travaillez sur une tâche ou un projet plutôt que de le réviser. Lorsque vous avez décidé quoi faire ensuite, vous pouvez vous détendre pour le week-end, sachant que vous pourrez repartir à neuf la semaine suivante.
Trois questions simples
Selon le best-seller de David Allen, une excellente revue hebdomadaire aboutit à trois résultats :
- Faites le vide dans votre esprit, c’est-à-dire savez-vous ce que vous devez accomplir ensuite avec des actions spécifiques ?
- Mettez votre système à jour, c’est-à-dire, votre gestion des tâches, votre calendrier et vos fichiers de projet sont-ils à jour ?
- Complète, c’est-à-dire avez-vous parcouru toutes vos boîtes de réception ?
Ne vous inquiétez pas si vous n’avez pas tout bien compris. Il faudra peut-être quelques séries d’examens hebdomadaires pour vraiment apprécier l’approche. Une évaluation hebdomadaire doit être adaptée à votre style de travail.
Conclusion
Une revue hebdomadaire n’est pas une “évaluation de vie” complète qui nécessitera des heures de profonde réflexion. Votre revue hebdomadaire doit être un enregistrement rapide qui vous apporte de la clarté pour la semaine suivante. Votre revue hebdomadaire doit faire trois choses en particulier :
- Nettoyez vos espaces de travail numériques : nettoyez la zone virtuelle où vous travaillez.
- Mettez à jour vos tâches disponibles : révisez votre liste de tâches à la lumière de nouvelles informations.
- Décidez des priorités de votre semaine : choisissez un sous-ensemble de tâches pour cette semaine auxquelles vous vous engagez activement.
L’examen hebdomadaire n’est rien de plus qu’un entretien préventif pour votre intellect. Il s’agit d’un rendez-vous hebdomadaire permanent avec soi-même, avec un objectif en tête : rétablir l’ordre et la clarté. C’est le seul moment où vous pouvez analyser toutes vos obligations possibles sur un pied d’égalité et juger de ce qui reste et de ce qui part. David Gousset.
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