David Gousset
Работа без еженедельного обзора — это путь к тому, чтобы перегрузить себя задачами, из-за этого вы начнете откладывать некоторые из них в долгий ящик, а потом и вовсе будете ставить выше приоритеты других людей, а не свои собственные. Еженедельный обзор – важный инструмент для управления временем и повышения производительности.
В конце концов, как вы можете оценить, в каком направлении вы движетесь, если вы время от времени не останавливаетесь и не осматриваетесь по сторонам?
Понятие еженедельного обзора было предложено Дэвидом Алленом в уже классической книге по продуктивности «Как привести дела в порядок» (Getting Things Done или GTD). По сути, это оценка всего того, чего вы достигли за неделю, вы помечаете, как прошла ваша неделя и на чем вы собираетесь сосредоточиться на следующей. Обычно это занимает около 30 минут.
Что такое выполнение поставленных задач?
Книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» (Getting Things Done или GTD) – хорошо известный подход к повышению продуктивности. GTD позволяет любому стать более продуктивным и начать подходить к работе более творчески.
Цель вашего разума – генерировать идеи, а не хранить их.
Дэвид Аллен
Get Things Done в двух словах
- Разбивайте крупные проекты на более мелкие части
- Отслеживайте эти задачи в списке или в доверенной системе.
- Четко определите задачу, и ожидаемый от ее выполнения результат.
- Каждый день выполняйте дела из своего списка дел.
- Еженедельно анализируйте свой прогресс и основные области концентрации внимания
Как проводить еженедельные обзоры GTD?
Еженедельный обзор – важный элемент методологии GTD. Рассматривайте его как возможность увидеть более полную картину, посмотрев на вашу неделю, ежедневные задачи и проекты, как будто со стороны. Это возможность проверить, двигаетесь ли вы по направлению к намеченным целям. Это отличный способ проверить себя.
Старайтесь быть в курсе всех текущих задач в ваших списках дел, календаре, заметках и о других аспектах, касающихся вашего бизнеса, чтобы грамотно составлять еженедельный обзор. Обладая этой информацией, вы можете оценить свою эффективность и четко определить цели или задачи на ближайшую неделю.
Специалисты по GTD часто используют уникальные термины для описания различных аспектов своей личной или профессиональной жизни, которые они исследуют. Например:
- Ожидание относится к объектам, в отношении которых вы ожидаете информации или решения от другого лица. Подумайте, стоит ли вам продолжать работу в рамках еженедельного обзора.
- Задачи в вашем списке дел называются следующими действиями. Определите следующий шаг и спланируйте, что вам понадобится на предстоящей неделе на еженедельном обзоре.
- Термин ” повестка дня ” означает список тем для обсуждения с членами команды или вашей организации в следующий раз, когда вы с ними столкнетесь. Они постоянно обновляются.
- Проект: все, для достижения чего требуется более одного действия.
Сколько времени занимает еженедельный обзор?
Вам нужно посвятить всего 30 минут раз в неделю, чтобы оценить то, над чем вы работали. Чтобы подготовиться к этому, вам нужно выделить одно и то же время в вашем распорядке, чтобы тратить его на обзор, старайтесь придерживаться заданного плана. Для этих целей лучше всего подойдет время днем в пятницу или вечером в воскресенье, так как это самое покойное время недели, особенно для тех, кто работает на пятидневке.
Вам нужна спокойная обстановка, чтобы сконцентрироваться и посвятить обзору 30 минут без перерыва. В идеале вы должны прописать свои цели, примечания к задачам и другие важные документы. У вас также должен быть доступ к ежедневнику, календарю и другим источникам информации о ваших планах и результатах.
Еженедельный обзор за 5 шагов
Шаг первый: электронная почта
Однако, начиная с электронной почты, возникает большая проблема, жертвой которой становится практически каждый, – попадание в водоворот реагирования на электронные письма и действий в связи с ними. Следуйте этому правилу и научитесь определять, что нужно сделать с каждым письмом, а не делать это. Вы сможете обрабатывать сотни электронных писем за считанные минуты. Стоит отметить, что, очищая сначала свой почтовый ящик, некоторые элементы “перетекают” в те ящики, которые мы будем проверять в следующий раз.
Шаг второй: Повестка дня
Я начинаю этот шаг с того, что проверяю свой календарь на неделю вперед, чтобы найти все последующие задачи, которые мне необходимо выполнить. Например.
- Выполнение решения, которое мы приняли всей командой.
- Откладывать выполнение задания, в котором от меня зависит кто-то другой
- Отправка благодарности по электронной почте человеку, с которым я встречался
Затем вам стоит рассмотреть свое расписание на следующие четыре недели, чтобы понять, что будет дальше. Это могут быть предстоящие мероприятия или встречи, к которым нужно подготовиться, важные события, такие как дни рождения и юбилеи, решения, о принятии которых мне нужно начать думать.
Шаг 3: Рабочий стол/Загрузки
Быстро просмотрите каждый файл, если надо – удалите его, или добавьте его файловую систему компьютера или программу цифровых заметок или отметьте его в диспетчере задач с помощью ярлыка быстрого захвата.
Шаг четвертый: Делайте заметки
Вы также можете дополнительные заметки, которые вы сохранили из разных источников в течение недели, например, прочитанные вами статьи или возникшие у вас мысли. Этот этап служит «обзором» того, что мне показалось важным за эту неделю того, к чему, возможно, вы захотите вернуться. А еще вы можете хранить все свои заметки в едином унифицированном приложении.
“Большинство людей наиболее удовлетворены своей работой в неделю, предшествующую отпуску, но это не связано с самим отпуском”. Что вы делаете в последнюю неделю перед большой поездкой? Все ваши соглашения с собой и другими очищаются, закрываются, проясняются и перезаключаются. Я простоРекомендуется делать это еженедельно, а не ежегодно”.
Дэвид Аллен
Шаг 5: Задачи
Все четыре шага до этого мы выполняем, чтобы произошло главное – мы составляем краткий, но полный список дел, которые, как я знаю, отражают основные задачи на эту неделю. Я обычно выполнять все эти действия сразу, давая ответы на эти вопросы:
- Каков следующий шаг: обеспечить максимальную простоту выполнения задания
- Что является приоритетом: См. матрицу тайм-менеджмента Стивена Кови
- К какому проекту или области он относится: отнесите его к наиболее действенному проекту или области ответственности.
После того, как я закончил просматривать свою электронную почту, пришло время решить, какими проектами я действительно займусь на этой неделе. Идея заключается в том, чтобы быть как можно более разборчивым, используя ярлык “высокий приоритет” только в том случае, если это абсолютно необходимо сделать на этой неделе. В противном случае я рискую составить список, который не кажется выполнимым.
Если ваш еженедельный обзор занимает больше 30 минут, скорее всего, вы уже работаете над задачей, а не просто просматриваете ее. Когда вы решили, что делать дальше, вы можете расслабиться и хорошо провести выходные, зная, что на следующей неделе вы сможете снова все это повторить.
Три простых вопроса
В своем бестселлере Дэвид Аллен говорит, что хороший еженедельный обзор дает ответы на эти три вопроса:
- Очистите свой разум, т.е. знаете ли вы, что вам нужно сделать дальше с помощью конкретных действий?
- Приведите свою систему в актуальное состояние, т.е. обновлены ли файлы управления задачами, календаря и проекта?
- Полностью, т.е. просмотрели ли вы все свои почтовые ящики?
Не волнуйтесь, если вы не все сделали правильно. Чтобы по-настоящему овладеть этим методом, вам может потребоваться провести пробных несколько еженедельных обзоров. И помните, что эти обзоры должны соответствовать стилю вашей работы.
Вывод
Еженедельный обзор — это не полная «оценка жизни», требующая часов глубоких размышлений. Ваш еженедельный обзор должен быть быстрой проверкой, которая поможет вам прояснить задачи на следующую неделю. Ваш еженедельный обзор должен, в частности, делать три вещи:
- Наведите порядок в цифровом рабочем пространстве: очистите виртуальную область, в которой вы работаете.
- Обновите имеющиеся задачи: пересмотрите свой список дел в свете свежей информации.
- Определите приоритеты на неделю: Выберите подмножество дел на эту неделю, которые вы активно выполняете.
Еженедельный обзор – это не что иное, как профилактическое обслуживание вашего интеллекта. Это еженедельное постоянное совещание с самим собой с одной целью: навести порядок и ясность. Это единственный момент, когда вы можете проанализировать все свои возможные обязательства на равных основаниях и вынести решение о том, что остается, а что уходит. Давид Гуссе.
Если вы хотите повысить свою продуктивность, лучше расставлять приоритеты, работать с Inbox Zero и уменьшить стресс, загляните на сайт davidgousset.com.
