Работа без еженедельного обзора — это путь к тому, чтобы перегрузить себя задачами, из-за этого вы начнете откладывать некоторые из них в долгий ящик, а потом и вовсе будете ставить выше приоритеты других людей, а не свои собственные. Еженедельный обзор — важный инструмент для управления временем и повышения производительности.

В конце концов, как вы можете оценить, в каком направлении вы движетесь, если вы время от времени не останавливаетесь и не осматриваетесь по сторонам?

Понятие еженедельного обзора было предложено Дэвидом Алленом в уже классической книге по продуктивности «Как привести дела в порядок» (Getting Things Done или GTD). По сути, это оценка всего того, чего вы достигли за неделю, вы помечаете, как прошла ваша неделя и на чем вы собираетесь сосредоточиться на следующей. Обычно это занимает около 30 минут.

Что такое методология GTD?

Книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» (Getting Things Done или GTD) — хорошо известный подход к повышению продуктивности. GTD позволяет любому стать более продуктивным и начать подходить к работе более творчески.

Цель вашего разума — генерировать идеи, а не хранить их.

Дэвид Аллен

Кратко о GTD

• Разбивайте большие проекты на небольшие части.
• Отслеживайте задачи с помощью списка или какого-либо надежного приложения.
• Четко определите задачу, и ожидаемый от ее выполнения результат.
• Каждый день выполняйте намеченное из своего списка.
• Еженедельно отслеживайте свои успехи и области своей концентрации.

Что такое еженедельный обзор?

Еженедельный обзор — важный элемент методологии GTD. Рассматривайте его как возможность увидеть более полную картину, посмотрев на вашу неделю, ежедневные задачи и проекты, как будто со стороны. Это возможность проверить, двигаетесь ли вы по направлению к намеченным целям. Это отличный способ проверить себя.

Старайтесь быть в курсе всех текущих задач в ваших списках дел, календаре, заметках и о других аспектах, касающихся вашего бизнеса, чтобы грамотно составлять еженедельный обзор. Обладая этой информацией, вы можете оценить свою эффективность и четко определить цели или задачи на ближайшую неделю.

Специалисты по GTD часто используют уникальные термины для описания различных аспектов своей личной или профессиональной жизни, которые они исследуют. Например:

• В ожидании (Waiting for)относится к задачам, для которых вы ожидаете информацию или решение от другого человека. Отметьте их соответствующим образом в своем еженедельном обзоре.
• Задачи из вашего списка, которые следующие для выполнения. Определите следующий шаг и спланируйте, что вам понадобится для его выполнения на предстоящей недели, отметьте это в обзоре.
• Термин «повестка дня — Календарь» относится к списку дел, которые нужно обсудить с членами команды или организации, когда вы в следующий раз встретитесь. Этот пункт постоянно обновляется.
• Проект: все, что требует более одного действия для достижения результата.

Подготовьтесь для составления обзора

Вам нужно посвятить всего 30 минут раз в неделю, чтобы оценить то, над чем вы работали. Чтобы подготовиться к этому, вам нужно выделить одно и то же время в вашем распорядке, чтобы тратить его на обзор, старайтесь придерживаться заданного плана. Для этих целей лучше всего подойдет время днем в пятницу или вечером в воскресенье, так как это самое покойное время недели, особенно для тех, кто работает на пятидневке.

Вам нужна спокойная обстановка, чтобы сконцентрироваться и посвятить обзору 30 минут без перерыва. В идеале вы должны прописать свои цели, примечания к задачам и другие важные документы. У вас также должен быть доступ к ежедневнику, календарю и другим источникам информации о ваших планах и результатах.

Еженедельный обзор за 5 шагов

Шаг первый: Email

Работа с электронной почтой представляет собой большую проблему, жертвами этих сложностей становятся практически все: вас просто затягивает в водоворот ответов на бесконечные электронные письма. Следуйте этому правилу, и вы научитесь определять, что нужно делать с каждым электронным письмом, и что делать не нужно. Вы сможете просмотреть сотни электронных писем за считанные минуты. Стоит отметить, что при первой очистке почтового ящика определенные письма «перейдут» в те папки, которые мы будем проверять потом.

Шаг два: Календарь

Для того, чтобы начать действовать на этом этапе – нужно проверить свой календарь за прошлые недели, чтобы найти задачи, которые нужно закрыть:

• Реализация решения, которое было выбрано командой
• Выполнение задачи, которую мне кто-то поручил
• Отправить письма благодарности тем, с кем я встречался

Затем вам стоит рассмотреть свое расписание на следующие четыре недели, чтобы понять, что будет дальше. Это могут быть предстоящие мероприятия или встречи, к которым нужно подготовиться, важные события, такие как дни рождения и юбилеи, решения, о принятии которых мне нужно начать думать.

Шаг три: Рабочий стол/Загрузки

Быстро просмотрите каждый файл, если надо — удалите его, или добавьте его файловую систему компьютера или программу цифровых заметок или отметьте его в диспетчере задач с помощью ярлыка быстрого захвата.

Шаг четыре: Просматривайте заметки

Вы также можете дополнительные заметки, которые вы сохранили из разных источников в течение недели, например, прочитанные вами статьи или возникшие у вас мысли. Этот этап служит «обзором» того, что мне показалось важным за эту неделю того, к чему, возможно, вы захотите вернуться. А еще вы можете хранить все свои заметки в едином унифицированном приложении.

“Многие люди наиболее всего удовлетворены своей работой на неделе перед отпуском. Но дело не в самом отпуске. Что вы делаете, когда остается немного времени до путешествия? Вы закрываете все вопросы, как с собой, так и с окружающими, выполняете все договоренности, заключаете новые. И я советую делать это каждую неделю, а не только раз в год.”

Дэвид Аллен

Шаг 5: Задачи

Все четыре шага до этого мы выполняем, чтобы произошло главное – мы составляем краткий, но полный список дел, которые, как я знаю, отражают основные задачи на эту неделю. Я обычно выполнять все эти действия сразу, давая ответы на эти вопросы:

• Что делать дальше: убедитесь, что задача сформулирована максимально просто.
• Каковы мои приоритеты: Прочтите статью Матрица управления временем Стивена Кови
• К какому проекту или области относится эта задача: назначьте приоритетную задачу по этой области или проекту.

Когда вы закончите просматривать электронную почту, приходи время решать, над какими проектами вы действительно должны работать на этой неделе. Идея состоит в том, чтобы быть как можно более разборчивым, при определении «высокого приоритета». Вы должны присваивать его только в том случае, если это абсолютно необходимо сделать на этой неделе. В противном случае вы можете составить список, который окажется невыполнимым.

Если ваш еженедельный обзор занимает больше 30 минут, скорее всего, вы уже работаете над задачей, а не просто просматриваете ее. Когда вы решили, что делать дальше, вы можете расслабиться и хорошо провести выходные, зная, что на следующей неделе вы сможете снова все это повторить.

Задайте эти три простых вопроса

В своем бестселлере Дэвид Аллен говорит, что хороший еженедельный обзор дает ответы на эти три вопроса:

• Очистите свой разум. Ответьте знаете ли вы, что вам нужно делать дальше и с помощью каких конкретных действий?
• Обновите систему. Ответьте обновлены ли файлы, программы управления задачами, календарь и другое проектное ПО?
• Завершите работу. Все ли свои папки вы просмотрели?

Не волнуйтесь, если вы не все сделали правильно. Чтобы по-настоящему овладеть этим методом, вам может потребоваться провести пробных несколько еженедельных обзоров. И помните, что эти обзоры должны соответствовать стилю вашей работы.

Заключение

Еженедельный обзор — это не полная «оценка жизни», требующая часов глубоких размышлений. Ваш еженедельный обзор должен быть быстрой проверкой, которая поможет вам прояснить задачи на следующую неделю. Ваш еженедельный обзор должен, в частности, делать три вещи:

• Очистить ваше цифровое рабочее место: почистите лишнее с компьютера.
• Обновите ваши задачи: пересмотрите свой список дел в свете новой полученной вами информации.
• Определите приоритеты этой недели: выберите те задачи, которые вы будете активно выполнять.

Еженедельный обзором вы перепроверяете себя и освежаете память. Это еженедельные встречи с самим собой с целью навести порядок и ясность в своих делах. Это тот момент, когда вы можете проанализировать все свои обязательства и сделать выводы о том, что осталось доделать, а что лучше перенести или исключить. Давид Гуссе.

Если вы хотите повысить свою продуктивность, научиться верно расставлять приоритеты, поработать с методом Inbox Zero и снизить уровень стресса в вашей жизни, посетите наш сайт davidgousset.com.