David Gousset
Зачем использовать матрицу управления временем Стивена Кови? Правильное управление временем необходимо для повышения личной продуктивности и успеха компании. В вашем распоряжении несколько методов. Наиболее популярны книги Дэвида Аллена «Get Things Done (GTD)» и «Матрица управления временем» Стивена Кови.
Матрица тайм-менеджмента Стивена Кови — это отличный подход для направления вашего внимания на вещи, наиболее важные для вашей компании и личного развития. Матрица Стивена Кови, разработанная в книге » 7 привычек высокоэффективных людей«, является популярным инструментом благодаря своей простоте в визуализации того, как и куда вы должны тратить свое время. Этот инструмент продуктивности также часто называют матрицей Эйзенхауэра.
Мы рассмотрим матрицу управления временем Стивена Кови и то, как вы можете использовать ее, чтобы изменить свои стратегии расстановки приоритетов.
Преимущества использования матрицы управления временем Стивена Кови
Использование матрицы тайм-менеджмента Стивена Кови на рабочем месте может дать множество преимуществ, включая:
- Повышение продуктивности: Порядок этой стратегии может помочь вам выбрать, чему отдать приоритет в вашей жизни и как эффективно справляться с этими делами. Наличие структурированного и приоритетного списка задач может помочь вам завершить больше и наиболее важных дел за то же время.
- Привычки: Эта матрица может помочь вам определить, в каких квадрантах вы проводите больше всего времени, и оценить собственное поведение. Тогда у вас могут сформироваться новые привычки концентрироваться на вещах Q1 и Q2.
- Баланс между работой и личной жизнью: Имея более эффективные привычки на работе, вы сможете уделять больше времени важным для вас занятиям вне работы.
- Улучшение способности к планированию: Использование этой матрицы для правильного определения приоритетов деятельности может также помочь вам в определении четких краткосрочных целей, которые могут быть достигнуты в течение определенных периодов времени. Это поможет вам более эффективно планировать инициативы и долгосрочные цели.
Что такое «Матрица управления временем» Стивена Кови?
Матрица Кови представляет собой коробку, разделенную на четыре области, или «квадранта», каждый из которых отражает распределение вашего рабочего времени в зависимости от значимости и срочности. Матрица в целом символизирует ваше время. Поэтому его размер не может быть изменен, но размер каждого квадранта может быть изменен в зависимости от того, сколько времени вы в нем проводите. Главная цель — провести как можно больше времени во втором квадранте, затрачивая меньше времени в остальных. По словам Кови, это фундаментальная реальность, лежащая в основе управления временем. Каждый квадрант имеет уникальную особенность, которая поможет вам расставить приоритеты в вашей деятельности и обязательствах. Это четыре квадранта:
Квадрант 1: Срочно и важно
Q1 подразумевает обязательства или действия, которые важны по своей природе и требуют немедленного внимания. Из-за своей срочности и значимости вещи в этом квадранте также могут быть подчеркнуты. Таким образом, знание этих видов деятельности и их правильная классификация гарантируют, что вы сконцентрируете на них необходимое время и усилия.
Квадрант 2: Не срочно, но важно
Q2 подразумевает сосредоточение на деятельности, которая поможет вам сформировать чувство дисциплины и преданности, а также определить и работать над вещами, над которыми вы имеете контроль. Если что-то является значимым, это добавляет к вашей цели, ценностям и главным приоритетам.
Квадрант 3: Срочно, но не важно
Деятельность в третьем квартале является срочной и приобретает определенную значимость в данный момент. Скорее всего, вы можете уменьшить или исключить эти элементы из своего процесса. Некоторые люди проводят много времени в квадранте III, «срочно, но не важно», думая, что они находятся в квадранте I. Они проводят большую часть своего времени, реагируя на срочные ситуации, считая, что они также важны. Однако дело в том, что важность этих вопросов часто определяется приоритетами и ожиданиями других людей.
Квадрант 4: Не срочно и не важно
Задачи в четвертом квартале, скорее всего, будут исключены или полностью сокращены. Очень важно определить, какие вещи относятся к этому квадранту, чтобы вы могли определить, какие виды деятельности имеют низкий приоритет.
Эффективные люди избегают квадрантов III и IV, поскольку они не являются значимыми, будь то срочные дела или нет. Они также уменьшают размер квадранта I, проводя больше времени в квадранте II. Вам нужен инструмент, который поощряет, мотивирует и действительно помогает вам тратить время, необходимое в квадранте II, на предотвращение, а не на катастрофы. Самый простой способ добиться этого, по мнению Стивена Кови, — организовать свою жизнь по неделям.
В течение недели обязательно будут случаи, когда ваша честность будет подвергнута испытанию. Популярность реагирования на срочные, но неважные приоритеты других людей в квадранте III, или радость бегства в квадрант IV, будут угрожать преодолеть основные мероприятия квадранта II, которые вы запланировали. Ваш первичный центр, самосознание и совесть могут дать высокий уровень внутренней стабильности, направления и мудрости, позволяя вам использовать свою автономную волю, оставаясь верным тому, что важно.
Как использовать матрицу управления временем Стивена Кови
Применение этой матрицы в вашей повседневной жизни и рутине требует самооценки и детализации. Вот несколько рекомендаций, которые помогут вам в управлении этой техникой:
1. Составьте список задач, которые вам необходимо выполнить
Очень важно записывать каждое слово, которое вам еще предстоит выполнить, независимо от того, расставляете ли вы приоритеты на день или на месяц. Вам необходимо четко и кратко сформулировать эти задачи.
2. Включите сроки исполнения
Укажите сроки выполнения каждого задания после того, как вы правильно их обозначите. Знание того, когда вы должны завершить дела, может помочь вам расставить приоритеты: что вы должны сделать, а что может подождать. Обратите внимание на все приближающиеся сроки, чтобы помочь вам оценить срочность ваших действий на следующем этапе.
3. Определите наиболее важные задачи
Укажите, какие из приведенных сроков являются наиболее близкими для определения наиболее срочных. Что касается расстановки приоритетов, это позволит вам расставить обязанности в перспективе. Он также дает вам четкое представление о ваших групповых обязанностях и может подсказать, какие действия вы должны выполнять в первую и последнюю очередь.
4. Сортировать по важности
Расположите обязанности по дому по степени важности, оценив, насколько важно каждое занятие для вашего расписания. Это поможет вам полностью понять, какие обязанности являются предварительными, а какие можно отложить на время. Он также может помочь в разработке графика выполнения этих важных мероприятий в порядке их приоритетности.
5. Расположите задачи в соответствующем квадранте
Изучите каждую работу, чтобы понять, насколько она срочна и/или важна для вашей повестки дня, затем распределите их по категориям в своем списке. После того как вы определили, являются ли виды деятельности критическими или важными, отнесите их к соответствующему квадранту. Вы можете использовать эту матричную структуру для выполнения ежедневных, еженедельных или ежемесячных действий.
Вывод
Управление временем может быть личным вопросом, но некоторые общие понятия применимы практически к каждому владельцу или менеджеру небольшой компании. Матрица тайм-менеджмента Кови, которую иногда называют матрицей Эйзенхауэра, прекрасно объясняет и классифицирует эти идеи.
Чем чаще вы будете использовать матрицу Стивена Кови, тем лучше вы будете понимать, в каком квадранте находится ваша задача. После этого вам останется только соответствующим образом перевести свое время. Давид Гуссе.
Интересуетесь личной продуктивностью и управлением временем? Прочитайте » Что такое круг влияния? » и » Еженедельный обзор шаг за шагом » и смотрите:
Если у вас есть вопросы, напишите мне.
