Как Netflix может помочь повысить эффективность совещаний

how to create a team meeting

Почему порой так сложно проводить совещания с коллегами и сослуживцами эффективно? Некоторые утверждают, что за день проводится слишком много встреч, да и вообще это все — пустая трата времени. Нужны еще причины? Очень часто работники стараются вовсе избегать этих мероприятий. Плохая организация деловых встреч отрицательно сказывается на людях. И это касается не только работы, это может привносить стресс и в личную жизнь. Деловые встречи, которые проводятся эффективно, не только повышают эффективность работы компаний, но также оказывает положительное влияние на качество жизни сотрудников.

Патрик Ленсиони в своей книге Death by Meeting ,(«Смерть от совещаний») предлагает простой и очень мощный инструмент управления. Короче говоря, проводите больше встреч, более сфокусированных и добавляйте драматизма.

Что мы можем почерпнуть из кино?

Что делает фильмы и сериалы такими увлекательными? Большая команда из сотен, если не тысяч людей, вкладывает огромные деньги, чтобы вложить максимум в 90-120 минут экранного времени. За один фильм, то есть примерно за полтора часа, вы увидите всю жизнь героя. На совещаниях мы с трудом можем подвести итоги недели. Во время просмотра фильма у зрителя нет возможности посоветовать что-то актеру, обсудить с ним проблемы, сделать замечания, предложить что-то.

Как добиться эффективных встреч с помощью Кино

Так почему фильм, на который мы не имеем никакого влияния, намного интереснее деловой встречи? Мероприятие, проводимое в режиме реального времени, такое как деловая встреча, должно быть увлекательным. Поднятые там вопросы должны быть интересны всем участникам без исключения.

Сценаристы уже давно поняли, что для того, чтобы привлечь внимание зрителей, фильму нужен конфликт, человеческая драма. Конфликт — это ключевой фактор, который должен являться важной частью эффективной встречи.

Что не так с нашими совещаниями?

Миф о “слишком большом количестве встреч”

Повышение качества встреч — это не уменьшение времени их проведения, или их частоты. Напротив, нам нужно проводить совещания как можно чаще. А вот эффективность их проведения поможет сократить время их проведения.

Как это ни парадоксально звучит, но чем чаще проводятся совещания, тем больше рабочего времени мы экономим. Решения, принятые во время эффективно проведенных встреч, ускоряют процесс выполнения задач. Это избавляет нас от необходимости еще раз обсуждать одну и ту же проблему. Кроме того, действия сотрудников становятся более обдуманными, избавляя вас всех от ненужной траты времени на повторяющиеся обсуждения.

Отсутствие драматизма

Большинство руководителей пытаются сгладить углы и предотвращать драмы и конфликты. Но во время деловых встреч конфликты подогревают интерес сотрудников к деятельности компании. Если вы стремитесь, чтобы конфликтов не возникало ни при каких обстоятельствах, то интерес людей к обсуждению быстро исчезает. Если вы избегаете деликатных тем для общего обсуждения, это делает ваши встречи скучными. Это отличный повод для того, чтобы люди быстро разочаровались. Отсутствие взаимодействия приводит к отсутствию предложений по разрешению проблем и разногласий. А пассивность и разочарование могут перерасти в личные конфликты.

Лидер должен искать и продвигать здоровые конфликты. В результате межличностный дискомфорт и дальнейшее развитие конфликта исчезнут. Наряду с этим лидер предпочитает командное сотрудничество для преодоления трудностей. Для получения дополнительной информации по этой теме прочтите сообщение Как создать высокопроизводительную команду .

Универсальный подход

Вторая по важности проблема — это желание руководства обсудить все проблемы и решить их за одну встречу. Но команды встречаются каждую неделю или несколько раз в месяц, чтобы обсудить дальнейшие действия, проекты, стратегию, конкурентов, маркетинг … И пока это все обсуждается, члены команды ждут окончания встречи, чтобы наконец-то заняться своей работой. Что же сделать чтобы встреча с вашей командой стала гораздо эффективнее?

Решение проблемы эффективности: 4 встречи

У каждой встречи должна быть своя цель и определенный формат. Участие в этих встречах обязательно. Давайте рассмотрим модель четырех встреч, которую Патрик Ленсиони представил в своем шедевре «Death by Meeting» («Смерть от совещаний»).

Ежедневные встречи

Команда должна собираться вместе каждое утро, в офлайн или онлайн формате. В течение 5-10 минут все члены команды делятся информацией об их рабочих планах на день и проблемах, которые могут возникнуть. Подобные проверки помогают сотрудникам расставлять приоритеты в их повседневной деятельности. Это очень похоже на Agile Stand-up-встречи.

Еженедельные тактические совещания

Команды должны встречаться еженедельно или каждые две недели, в зависимости от продолжительности встреч, они могут длиться от 45 до 90 минут. Цель — обсудить текущие рабочие вопросы. Продолжительность встреч для еженедельного обсуждения тактических вопросов может длиться от 45 до 90 минут. Эти встречи включают в себя три основных элемента.

Блиц-обзор

Каждый участник делает экспресс-обзор приоритетных направлений за неделю. Это позволяет команде найти повторяющиеся задачи, проблемы и срочные вопросы.

Обзор результатов

В этом обзоре основное внимание уделяется ключевым или наиболее критическим показателям, но выбрать нужно не более пяти. В зависимости от деятельности компании среди них могут быть — выручка, расходы, качество обслуживания клиентов. Основная цель — повысить ответственность внутри команды. Обзор результатов не должен занимать более 5 минут, учитывая дополнительные вопросы.

Повестка дня в реальном времени

Как добиться эффективных встреч
Патрик Ленсиони

Обсуждение повестки дня проводится только после блиц-обзора и обзоров результатов. В «реальном времени» означает, что повестка дня не определяется заранее. Неизбежно, что во время двух первых частей встречи некоторые проблемы проявятся и потребуют обсуждения. Две важные цели еженедельных тактических совещаний – разрешать проблемы и сделать так, чтобы все сотрудники понимали друг друга

Основные риски при проведении еженедельных встреч:

  • Соблазн заранее выбрать повестку дня
  • Обсуждать слишком много проблем во время блиц-обзоров. В этом случае участники встречи быстро потеряют интерес, и вы можете не дойти до по-настоящему важных вопросов.
  • Обсуждать стратегические проблемы. На этом 45-90-минутном совещании не будет достаточного количества времени, чтобы освещать эти темы. Эти вопросы будут обсуждаться на ежемесячном собрании о стратегии.

Ежемесячные собрания по стратегии

Ежемесячное собрание по стратегии — это встреча с наиболее интересными и волнующими темами для обсуждения. Эти темы, две, максимум три, требуют серьезной подготовки. Продолжительность обсуждения стратегии зависит от характера темы. Однако на каждую тему необходимо выделить два часа или даже больше. Такое количество времени позволит участникам провести осознанную дискуссию. Регулярность также является важным фактором эффективности ежемесячных собраний по стратегии.

Специальные встречи по стратегии

Часто возникают ситуации, когда необходимо рассмотреть стратегический вопрос, не дожидаясь ежемесячного собрания. В этом случае вполне возможно увеличить рабочие часы менеджмента, чтобы сиюминутно решить возникшие сложности.

Один из рисков при проведении ежемесячных встреч по стратегии – пытаться обсудить слишком много тем. Другой риск — плохо подготовиться к обсуждению. Наконец, боязнь конфликтов также может ухудшить качество этих совещаний.

Ежеквартальные выездные обзоры

Выездная работа – это возможность для руководства отвлечься от текущих, еженедельных и даже ежемесячных проблем. Это отдельная область, которая помогает рассматривать бизнес в целом. Ежеквартальный выездной обзор включает в себя следующее.

Обзор стратегии

Руководители должны пересматривать свое стратегическое видение три или четыре раза в год. Новые отрасли, угрозы от конкурентов появляются регулярно и требуют особого внимания.

Обзор отрасли и конкурентов

Руководителям полезно время от времени отвлекаться от повседневных задач. Это позволяет им беспристрастно и со всех сторон оценить новые тенденции и текущее состояние дел.

Обзор команды

Руководителям полезно время от времени отвлекаться от повседневных задач. Это позволяет им беспристрастно и со всех сторон оценить новые тенденции и текущее состояние дел.

Обзор персонала

Обсуждение работы ключевых сотрудников должно проходить три-четыре раза в год. В результате менеджеры могут определить, кто в команде действительно эффективно работает, а кто посредственно.

Одна из самых распространенных проблем — перегрузка ежеквартальных выездных собраний. Этот обзор не должен выглядеть как бесконечная презентация в PowerPoint. Обычно обзоры сопровождаются бесконечными беседами, но ежеквартальный выездной обзор прежде всего направлен на определение состояния дел, как внутри компании, так и за ее пределами.

Следующая задача в необходимости пригласить третье лицо и обсудить в его присутствии текущие проблемы и дела. Это вполне может нарушить динамику установленных отношений в коллективе. В данном случае можно привлечь посредника извне. В этом случае руководитель группы сможет поддерживать дискуссию, не оглядываясь.

Заключение

Несмотря на то, что совещания – это вполне обычный инструмент менеджмента, не каждый руководитель имеет четкое представление о том, когда и как его использовать. В результате встречи приносят сплошное разочарование. Они создают впечатление пустой траты времени. Поэтому многие менеджеры относятся к ним скептически. Примените рекомендации Патрика Ленсиони, чтобы, наконец достичь эффективности при проведении деловых встреч с сотрудниками и коллегами.

Все описанные типы совещаний не превышают в сумме и 15% рабочего времени менеджеров. Ни один руководитель не станет отрицать, что 15% рабочего времени, проведенного со своей командой, не такая уж высокая цена за создание высокопроизводительной команды. Давид Гуссе