Comment Netflix peut aider à obtenir des réunions plus efficaces

how to create a team meeting

Pourquoi est-il si difficile d’avoir des réunions efficaces avec des collègues, des collègues de travail ? Certains prétendent qu’il y a trop de réunions, les réunions sont une perte de temps. Les autres, pas assez ? Très souvent, les collègues essaient de les éviter. La mauvaise organisation des réunions affecte négativement les gens. Non seulement au travail, mais peut également apporter un énorme stress dans la vie privée. Des réunions efficaces n’améliorent pas seulement l’efficacité des entreprises. Il y aura des impacts positifs sur la qualité de vie des collègues.

Patrick Lencioni, dans son livre Death by Meeting , propose un outil de gestion simple et très puissant. En bref, faites plus de réunions, plus ciblées et ajoutez une touche de drame.

Que pouvons-nous apprendre du cinéma ?

Qu’est-ce qui rend les films et les émissions de télévision si divertissants ? Une grande équipe de centaines, voire de milliers de personnes, investit une énorme somme d’argent, pour en presser autant en 90 à 120 minutes. Pendant un film, et seulement dans une heure et demie, vous regarderez toute la vie du héros. En réunion, on ne résume guère les résultats d’une semaine. Lors du visionnage du film, le spectateur n’a pas la possibilité de conseiller l’acteur, de discuter avec lui, de faire des commentaires, des suggestions.

Comment obtenir des réunions efficaces avec l'aide du cinéma

Comment un film, où nous n’avons aucune influence est tellement plus intéressant qu’une rencontre ? Un événement interactif et en temps réel, comme une réunion d’affaires, doit être engageant. Les questions soulevées lors de la réunion devraient engager tout le monde sans exception.

Les scénaristes ont bien compris depuis longtemps que pour capter toute l’attention des spectateurs, le film a besoin de conflits, de drames humains. Ce facteur clé, le conflit, est une partie importante d’une réunion efficace.

Quel est le problème avec nos réunions?

Le mythe du « trop de réunions »

Améliorer la qualité des réunions ne consiste pas à raccourcir la durée ou à les organiser généralement moins fréquemment. Au contraire, nous avons besoin de réunions aussi souvent que possible. Des réunions efficaces vous feront gagner du temps.

Cela semble paradoxal, mais plus les réunions ciblées sont fréquentes, plus le temps de travail est économisé. Les décisions prises lors de réunions efficaces accélèrent le processus de réalisation des tâches. Cela élimine la nécessité de discuter à nouveau du même problème. De plus, les actions des employés deviennent plus rationnelles, éliminant les pertes de temps inutiles en discussions répétitives.

Manque de drame

La plupart des dirigeants essaient d’atténuer ou de neutraliser les drames ou les conflits sains. Au contraire, les conflits lors des réunions alimentent l’intérêt des salariés pour les activités de l’entreprise. Si vous vous efforcez de faire en sorte que toutes les situations soient exemptes de conflit, l’intérêt des gens à discuter disparaît. Éviter les sujets sensibles pour la discussion générale transforme les réunions en services ennuyeux. Ceci, comme on peut le voir, est une raison de déception générale. Le manque d’interactions signifie le manque de suggestions pour résoudre les problèmes et les désaccords. De plus, la passivité et la déception peuvent se transformer en conflits personnels.

Le leader doit rechercher et promouvoir des conflits sains. En conséquence, l’inconfort interpersonnel et le développement ultérieur du conflit disparaîtront. Parallèlement à cela, le dirigeant privilégie la collaboration en équipe pour surmonter les défis. Pour plus d’informations sur ce thème, lisez l’article Comment construire une équipe performante .

Approche unique

Le deuxième problème le plus important est le désir de la direction de regrouper tous les problèmes urgents en une seule réunion et de les résoudre tous en même temps. Chaque semaine ou quelques fois par mois, l’équipe se réunit et discute suivi, projets, stratégie, concurrence, marketing… Chaque membre de l’équipe attend la fin, pour pouvoir enfin faire un travail sérieux. Que faire pour avoir des réunions efficaces avec votre équipe ?

La solution pour des réunions efficaces : 4 réunions

Chaque réunion doit avoir son propre objectif et un format dédié. La participation à ces réunions est obligatoire. Reprenons le modèle des 4 rencontres que Patrick Lencioni a présenté dans son chef-d’œuvre « La mort par la rencontre ».

Le check-in quotidien

Chaque matin, l’équipe doit se réunir, hors ligne ou en ligne. En 5 à 10 minutes, tous les membres de l’équipe partagent des informations sur son plan de travail pour la journée et les problèmes potentiels. Ce sont des check-in qui guident les salariés sur les priorités de leurs activités quotidiennes. Ceci est très similaire aux réunions Agile Stand-up.

La tactique hebdomadaire

Les équipes doivent se réunir toutes les semaines ou toutes les deux semaines, selon la durée, de 45 à 90 minutes. Le but est de discuter des problèmes commerciaux immédiats. La durée d’élaboration des questions tactiques hebdomadaires est de 45 à 90 minutes. Trois éléments composent les réunions tactiques hebdomadaires.

Le tour de foudre

Chaque participant fait un bilan express de ses principales priorités de la semaine. Il permet à l’équipe d’identifier les chevauchements, les problèmes récurrents et les questions urgentes.

Examen des progrès

Cet examen se concentre sur des indicateurs clés critiques, pas plus de cinq. Il peut s’agir de revenus, de dépenses, de la qualité du service client, etc. selon l’activité de l’entreprise. L’objectif principal est de développer la responsabilisation au sein de l’équipe. L’examen des progrès ne devrait pas prendre plus de 5 minutes, questions comprises.

Ordre du jour en temps réel

Comment obtenir des réunions efficaces
par Patrick Lencioni

L’ordre du jour n’apparaît qu’après les rondes éclair et les bilans d’avancement. Le temps réel signifie que l’agenda n’est pas établi à l’avance. Inévitablement, lors des deux premières parties, certaines questions ressortiront et nécessiteront des discussions. Deux objectifs importants de la tactique hebdomadaire sont de supprimer les obstacles et de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde.

Les principaux risques de la tactique hebdomadaire sont :

  • la tentation de former un ordre du jour préliminaire en temps réel.
  • discuter de trop de détails pendant la ronde éclair. En conséquence, les participants perdent tout intérêt et les questions principales peuvent ne pas être discutées.
  • pour discuter des questions stratégiques. Là n’y a pas assez de temps pour les aborder au cours de cette réunion de 45 à 90 minutes. Ces questions sont répertoriées séparément pour discussion lors de la réunion stratégique mensuelle.

Le stratégique mensuel

Très probablement, la stratégie mensuelle est la rencontre avec les sujets de discussion les plus intéressants et les plus passionnants. Ces sujets, deux, trois tout au plus, demandent une sérieuse préparation. La durée des discussions sur la stratégie mensuelle dépend de la nature du sujet. Cependant, il est nécessaire de réserver deux heures ou plus pour chaque thème. Un temps suffisant permettra aux participants de s’engager dans un débat approfondi. La régularité est un facteur important de l’efficacité des réunions stratégiques mensuelles.

Réunions stratégiques ad hoc

Il y a souvent des situations où il est nécessaire de considérer un enjeu stratégique sans attendre le stratégique mensuel. Ainsi, il est parfaitement acceptable de prolonger les heures de gestion pour clore un problème critique.

Un des risques du stratégique mensuel est d’avoir trop de sujets à l’ordre du jour. Une autre est de mal préparer ces rencontres. Enfin, la peur du conflit peut nuire à la qualité de ces rencontres.

La revue hors site trimestrielle

Un travail hors site efficace est une réelle opportunité pour la direction de faire abstraction des problèmes actuels, hebdomadaires et même mensuels. Il s’agit d’un domaine distinct pour couvrir une entreprise dans son ensemble. L’examen hors site trimestriel comprend les domaines suivants.

Examen de la stratégie

Les dirigeants doivent revoir leur vision stratégique trois ou quatre fois par an. Nouveaux secteurs d’activité, les menaces concurrentielles apparaissent régulièrement et nécessitent une attention particulière.

Examen de la concurrence et de l’industrie

Les dirigeants en profitent lorsqu’ils s’abstiennent de temps en temps des opérations quotidiennes. Cela permet une évaluation complète et impartiale de l’état actuel des choses et des tendances.

Revue d’équipe

Une réflexion critique régulière sur la place de chacun dans l’équipe permet d’identifier les comportements négatifs.

Examen du personnel

La discussion des employés clés devrait avoir lieu trois ou quatre fois par an. Les managers peuvent déterminer qui dans l’équipe est vraiment le plus efficace ou le moins performant.

L’un des problèmes les plus courants est la surcharge de la réunion trimestrielle hors site. Cela ne devrait pas ressembler à une présentation PowerPoint interminable. Ils sont généralement accompagnés de discussions informatives interminables. L’examen trimestriel hors site vise à comprendre le statut de l’entreprise de l’intérieur et de l’extérieur.

Le problème suivant est d’inviter des tiers et de discuter en leur présence des affaires courantes de l’entreprise. Elle peut casser la dynamique des relations établies. La seule exception peut être un facilitateur externe. Dans ce cas, le leader du groupe pourra soutenir les discussions sans se retourner.

Conclusion

Bien que les réunions soient un outil de gestion courant, tous les dirigeants n’ont pas une idée précise du moment et de la manière de les utiliser. En conséquence, les réunions apportent de la frustration. Ils donnent l’impression d’une perte de temps. Par conséquent, de nombreux gestionnaires sont sceptiques à leur sujet. Appliquez les recommandations de Patrick Lencioni, pour enfin profiter de réunions efficaces avec vos collègues.

Tous les types de réunions décrites ne dépasseront pas 15% du temps de travail du manager. Aucun dirigeant ne nierait que passer moins de 15% de son temps avec son équipe n’est pas la peine d’avoir une équipe performante . David Gouset